Eine Firma bucht drei Monteure für fünf Nächte, die Verwaltung verlangt eine Rechnung und nennt zusätzlich eine Leitweg-ID. Ein anderer Gast möchte nur eine PDF-Rechnung mit maschinenlesbaren Daten für seine Buchhaltung. Beide Fälle betreffen E-Rechnungen, aber nicht zwingend dasselbe Format. Die XRechnung und ZUGFeRD Unterschiede entscheiden darüber, ob eine Rechnung beim Empfänger verarbeitet wird oder dort unnötige Rückfragen auslöst.

Für Vermieter, Pensionen und Ferienwohnungsbetreiber ist die Frage meist einfacher, als sie zunächst wirkt: Wer ist der Rechnungsempfänger und welche Anforderungen stellt er? Nicht jede Übernachtungsrechnung muss eine XRechnung sein. Bei öffentlichen Auftraggebern ist sie jedoch oft vorgegeben. Bei Firmenkunden ist ZUGFeRD häufig die alltagstaugliche Lösung, sofern kein anderes Format vereinbart wurde.

Was beide Formate gemeinsam haben

XRechnung und ZUGFeRD sind Formate für strukturierte elektronische Rechnungen. Anders als eine herkömmliche PDF-Datei enthalten sie Rechnungsdaten in einer Form, die Buchhaltungsprogramme automatisch auslesen können. Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Netto- und Steuerbeträge, Zahlungsziel sowie die Daten von Aussteller und Empfänger liegen nicht nur als sichtbarer Text vor, sondern zusätzlich als strukturierte Datensätze.

Das spart dem Empfänger Erfassungsarbeit und verringert Fehler bei der Übergabe an die Buchhaltung. Entscheidend ist dabei nicht, ob eine Rechnung per E-Mail versendet wird. Auch eine einfache PDF per E-Mail bleibt in der Regel eine Bild- oder Textrechnung. Eine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn braucht ein strukturiertes Format, das die europäische Norm EN 16931 erfüllt.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer im B2B-Bereich grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Pflicht zur Ausstellung gelten Übergangsfristen. Für kleine Beherbergungsbetriebe bedeutet das vor allem: Rechnungen an Privatgäste bleiben ein eigener Fall. Sobald ein Unternehmen, ein Reiseveranstalter oder eine Behörde Rechnungsempfänger ist, sollte das passende Format ohne Zusatzaufwand erstellt werden können.

XRechnung: Das Format für öffentliche Auftraggeber

Die XRechnung ist ein reines, strukturiertes XML-Format. XML ist keine Rechnung, die man angenehm auf dem Bildschirm liest. Es ist eine standardisierte Datendatei für die automatisierte Verarbeitung. Viele Behörden, Kommunen, Hochschulen und andere öffentliche Stellen in Deutschland verlangen dieses Format bei Rechnungen an sie.

In der Praxis gibt der Auftraggeber meist genau vor, wie die Rechnung einzureichen ist. Häufig benötigt er neben der XRechnung eine Leitweg-ID. Diese Kennung sorgt dafür, dass die Rechnung in der richtigen Organisationseinheit landet. Fehlt sie oder ist sie falsch, kann die Rechnung trotz korrekter Beträge abgewiesen werden.

Was bei Übernachtungsrechnungen an Behörden zählt

Eine Behörde kann beispielsweise Zimmer für Fortbildungen, Dienstreisen oder Unterbringungen buchen. Dann sollte vor der Rechnungsstellung geklärt werden, wer formal Auftraggeber und Rechnungsempfänger ist. Die Person, die vor Ort übernachtet, ist nicht automatisch der richtige Rechnungsempfänger.

Auch Angaben zur Bestellung, zum Leistungszeitraum und zu Ansprechpartnern können gefordert sein. Eine XRechnung ist deshalb keine bloße PDF mit anderem Dateinamen. Eine angehängte PDF ersetzt die strukturierte XML-Datei nicht, wenn der Auftraggeber ausdrücklich XRechnung verlangt. Manche Stellen akzeptieren zusätzlich eine Sichtkopie als PDF, maßgeblich bleiben aber deren jeweilige Vorgaben.

ZUGFeRD: Lesbare PDF und strukturierte Daten in einer Datei

ZUGFeRD verfolgt einen anderen Ansatz. Das Format verbindet eine sichtbare PDF/A-3-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten. Der Vermieter sieht und verschickt eine normale, lesbare Rechnung. Die Buchhaltung des Firmenkunden kann gleichzeitig die enthaltenen Daten automatisiert übernehmen.

Das ist besonders praktisch, wenn Rechnungen an unterschiedliche Unternehmensgrößen gehen. Ein kleiner Handwerksbetrieb kann die PDF öffnen, prüfen und ablegen. Ein größerer Betrieb kann dieselbe Datei automatisiert einlesen. Für viele Geschäftsreisende, Firmenbuchungen oder Abrechnungen mit Unternehmen ist ZUGFeRD daher ein sinnvoller Standard.

ZUGFeRD kennt verschiedene Profile. Für E-Rechnungen nach der europäischen Norm ist insbesondere das Profil EN 16931 relevant. Nicht jedes ZUGFeRD-Profil erfüllt automatisch alle Anforderungen, die an eine E-Rechnung gestellt werden. Wer eine Software einsetzt, sollte daher darauf achten, welches Profil tatsächlich erzeugt wird und ob es zur Anforderung des Empfängers passt.

XRechnung und ZUGFeRD Unterschiede im direkten Vergleich

Der wichtigste Unterschied liegt in der Darstellungsform. Die XRechnung besteht aus strukturierten XML-Daten und richtet sich vor allem an öffentliche Auftraggeber. ZUGFeRD kombiniert eine lesbare PDF mit strukturierten Daten und eignet sich besonders für den Austausch mit Unternehmen, die eine Rechnung sowohl ansehen als auch elektronisch weiterverarbeiten möchten.

Auch beim Versand unterscheiden sich die Abläufe. XRechnungen werden je nach Auftraggeber über ein Rechnungsportal, per E-Mail oder über festgelegte Übertragungswege eingereicht. ZUGFeRD kann häufig wie eine PDF-Rechnung per E-Mail versendet werden, wenn der Empfänger diesen Weg akzeptiert. Die Datei bleibt dabei eine E-Rechnung, sofern die eingebetteten XML-Daten dem passenden Standard entsprechen.

Bei der Frage, welches Format besser ist, gibt es keine pauschale Antwort. Für eine Gemeinde mit Leitweg-ID ist XRechnung regelmäßig die richtige Wahl. Für den Firmenkunden, der eine verständliche Rechnung für die interne Freigabe benötigt, ist ZUGFeRD oft komfortabler. Fordert ein Kunde ein bestimmtes Format, hat dessen Vorgabe Vorrang vor der eigenen Standardroutine.

Was Vermieter vor dem Versand prüfen sollten

Im Vermietungsalltag entstehen Fehler selten beim Dateiformat allein. Häufiger sind es unklare Empfängerdaten oder falsch zugeordnete Leistungen. Eine saubere E-Rechnung beginnt deshalb mit den gleichen Grundlagen wie jede ordentliche Rechnung: vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers, eindeutige Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Art der Leistung sowie korrekte Steuerangaben.

Bei Übernachtungen sollte der Leistungszeitraum klar erkennbar sein. Zusatzleistungen wie Frühstück, Parkplatz oder Endreinigung müssen nachvollziehbar aufgeführt werden. Wenn unterschiedliche Umsatzsteuersätze gelten, müssen die Positionen sauber getrennt und berechnet sein. Die Tourismusabgabe gehört ebenfalls nachvollziehbar auf die Rechnung, wenn sie erhoben und separat ausgewiesen wird.

Für eine XRechnung kommen die spezifischen Pflichtangaben des öffentlichen Auftraggebers hinzu, etwa Leitweg-ID, Bestellnummer oder Referenz. Für ZUGFeRD sollte der Vermieter prüfen, ob die PDF-Version und die eingebetteten Daten aus derselben Rechnungsgrundlage erzeugt wurden. Abweichungen zwischen Sichtdokument und Datensatz sind ein unnötiges Risiko und erschweren die Verarbeitung beim Kunden.

E-Rechnung ist kein Ersatz für eine geordnete Ablage

Das richtige Format löst nicht alle Aufbewahrungspflichten. E-Rechnungen müssen so gespeichert werden, dass sie vollständig, unveränderbar und während der gesetzlichen Frist verfügbar bleiben. Bei strukturierten Rechnungen gehört die Originaldatei zur Aufbewahrung. Ein Ausdruck oder eine nachträglich erzeugte PDF allein reicht nicht aus, wenn die empfangene oder versendete XML-Datei das Original darstellt.

Für Vermieter mit vielen einzelnen Buchungen empfiehlt sich eine Ablage nach Rechnungsnummer und Geschäftsjahr. Wichtig ist, dass Stornierungen nicht einfach alte Rechnungen überschreiben. Eine Stornorechnung oder Rechnungskorrektur muss nachvollziehbar mit dem ursprünglichen Vorgang verbunden bleiben. Das erleichtert nicht nur die eigene Übersicht, sondern auch die Übergabe der Unterlagen an den Steuerberater.

Eine lokal installierte Rechnungssoftware kann hier einen praktischen Vorteil haben: Rechnung, strukturierte E-Rechnung und Auswertungen liegen im eigenen Bestand auf dem eigenen PC. Nachtio ist auf diesen Ablauf für deutsche Vermietungsbetriebe ausgerichtet und erstellt ZUGFeRD-fähige Rechnungen für Firmenkunden, ohne daraus ein komplexes Buchhaltungsprojekt zu machen.

Die passende Entscheidung für den konkreten Empfänger

Wer überwiegend an Urlaubsgäste vermietet, braucht nicht für jede Rechnung eine XRechnung. Bei privaten Gästen steht eine korrekte, verständliche Rechnung im Vordergrund. Bei Firmenbuchungen ist ein ZUGFeRD-Format häufig eine gute praktische Antwort auf die wachsende Nachfrage nach elektronisch verarbeitbaren Belegen. Bei Behörden sollte die XRechnung nur erstellt werden, wenn die konkreten Angaben des Auftraggebers vollständig vorliegen.

Am besten wird das Rechnungsformat nicht erst am Abreisetag geklärt. Fragen Sie bei Firmen- und Behördenbuchungen frühzeitig nach dem formalen Rechnungsempfänger, dem gewünschten E-Rechnungsformat und gegebenenfalls der Leitweg-ID. Dann bleibt die Abrechnung das, was sie sein soll: ein sauberer Abschluss des Aufenthalts statt ein zusätzlicher Verwaltungsfall.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Bitte wenden Sie sich bei konkreten Fragen an Ihren Steuerberater.