Beherbergungsrechnung mit Kurtaxe ausweisen

Ein Gast fragt nach einer nachvollziehbaren Rechnung, der Steuerberater nach sauber getrennten Beträgen und die Gemeinde nach einer korrekten Abrechnung der Abgabe. Wer eine Beherbergungsrechnung mit Kurtaxe ausweisen möchte, sollte deshalb nicht einfach einen Gesamtbetrag berechnen. Entscheidend ist, dass Übernachtung, umsatzsteuerliche Behandlung und kommunale Abgabe auf dem Beleg klar erkennbar voneinander getrennt sind.

Das ist keine Frage der Optik. Eine unklare Rechnung kann Rückfragen auslösen, die Buchhaltung erschweren und dazu führen, dass Beträge steuerlich falsch behandelt werden. Mit einer festen Rechnungslogik lässt sich das im Vermietungsalltag zuverlässig vermeiden.

Was Kurtaxe auf einer Rechnung bedeutet

Der Begriff Kurtaxe wird regional unterschiedlich verwendet. Je nach Gemeinde heißt die Abgabe auch Gästebeitrag, Fremdenverkehrsabgabe, Tourismusabgabe oder Besucherabgabe. Maßgeblich ist immer die Satzung der jeweiligen Kommune. Dort steht, wer abgabepflichtig ist, welche Befreiungen gelten, wie hoch der Betrag ist und wann er an die Gemeinde abgeführt werden muss.

Viele Vermieter ziehen die Kurtaxe lediglich für die Gemeinde ein. Der Gast zahlt den Betrag zwar an den Betrieb, wirtschaftlich ist er aber regelmäßig nicht Teil des Entgelts für die Übernachtung. Er wird treuhänderisch vereinnahmt und später abgeführt. Genau diese Trennung sollte die Rechnung abbilden.

Anders kann es liegen, wenn eine kommunale Abgabe nicht vom Gast erhoben wird, sondern den Betrieb selbst belastet. Auch Sonderregelungen in örtlichen Satzungen sind möglich. Deshalb gilt: Die Bezeichnung auf der Rechnung und die steuerliche Behandlung müssen zur konkreten Abgabe und zur örtlichen Regelung passen. Die Satzung der Gemeinde ist die praktische Grundlage - nicht allein die Bezeichnung „Kurtaxe".

Beherbergungsrechnung mit Kurtaxe ausweisen: die richtige Struktur

Eine gute Rechnung führt zuerst die eigentliche Beherbergungsleistung auf. Dazu gehören beispielsweise Übernachtungen, Endreinigung, Frühstück oder andere Leistungen, die Sie selbst anbieten. Diese Positionen werden mit Menge, Zeitraum, Einzelpreis, Betrag und dem zutreffenden Umsatzsteuersatz dargestellt.

Die Kurtaxe erscheint getrennt davon als eigene Position. Eine klare Formulierung kann etwa lauten: „Kurtaxe gemäß kommunaler Satzung, 2 Personen x 4 Übernachtungen x 2,50 Euro". Direkt darunter oder in einer ergänzenden Bemerkung sollte deutlich werden, dass die Abgabe im Namen und für Rechnung der Gemeinde erhoben und abgeführt wird, sofern dies auf Ihre Situation zutrifft.

Die Rechnung darf anschließend einen Gesamtzahlbetrag ausweisen. Der Gast muss nicht zwei Zahlungen leisten. Wichtig ist nur, dass er nachvollziehen kann, welcher Teil auf Ihre Leistung entfällt und welcher Teil die kommunale Abgabe betrifft.

Beispiel für eine nachvollziehbare Rechnung

Ein Paar übernachtet drei Nächte in einer Ferienwohnung. Der Preis beträgt 110,00 Euro pro Nacht. Die Gemeinde erhebt 3,00 Euro Kurtaxe je Person und Nacht.

Die Rechnung könnte die Beherbergung mit 330,00 Euro aufführen. Darauf wird die für Ihre Leistung geltende Umsatzsteuer berechnet oder - bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung - ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG ergänzt. Separat folgt die Position „Kurtaxe gemäß Satzung: 2 Personen x 3 Nächte x 3,00 Euro = 18,00 Euro". Der Zahlbetrag beträgt damit 348,00 Euro.

Der entscheidende Punkt: Die 18,00 Euro werden nicht mit dem Umsatzsteuersatz der Übernachtung versehen, wenn sie als durchlaufender Betrag für die Gemeinde vereinnahmt werden. Sie gehören dann nicht in die Bemessungsgrundlage Ihrer eigenen Leistung. Die konkrete Einordnung sollte jedoch bei Zweifeln mit Steuerberatung oder Finanzamt abgestimmt werden, insbesondere wenn die Satzung oder Ihr Abrechnungsmodell Besonderheiten enthält.

Umsatzsteuer und Kleinunternehmerregelung sauber trennen

Bei umsatzsteuerpflichtigen Vermietern muss die Rechnung die gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten. Dazu zählen unter anderem Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, vollständige Angaben zu Aussteller und Leistungsempfänger, Leistungsbeschreibung, Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttosumme.

Die Kurtaxe sollte dabei nicht im Nettoentgelt der Unterkunft verschwinden. Wird sie getrennt als durchlaufender Betrag ausgewiesen, wird auf diese Position normalerweise keine Umsatzsteuer berechnet. Der Gesamtbetrag der Rechnung darf dennoch sowohl die steuerpflichtige Beherbergung als auch die Kurtaxe enthalten.

Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus. In diesem Fall benötigt die Rechnung einen eindeutigen Hinweis auf die Anwendung von § 19 UStG. Die Kurtaxe bleibt trotzdem eine separate Position. Gerade bei Kleinunternehmern entsteht sonst schnell der Eindruck, der gesamte Zahlbetrag sei Einnahme aus der Vermietung. Für die eigene Übersicht und für den Steuerberater ist die Trennung jedoch genauso wichtig.

Wer neben der Übernachtung weitere Leistungen anbietet, sollte auch diese einzeln prüfen. Frühstück, Parkplatz, Haustierpauschale oder Wäsche können anders behandelt werden als die reine Unterkunft. Die Kurtaxe ist davon unabhängig auszuweisen und darf nicht pauschal in Nebenleistungen eingerechnet werden.

Befreiungen, Ermäßigungen und Änderungen dokumentieren

Kommunale Satzungen kennen häufig Ausnahmen. Kinder bis zu einem bestimmten Alter, beruflich Reisende, Schwerbehinderte oder Begleitpersonen können je nach Ort befreit oder ermäßigt sein. Auch An- und Abreisetage, Mindestaufenthalte und saisonale Sätze sind unterschiedlich geregelt.

Auf der Rechnung sollte immer der tatsächlich geschuldete Betrag erscheinen. Wenn ein Gast befreit ist, muss nicht zwingend eine Nullposition auf den Gästebeleg. Intern sollten Sie den Befreiungsgrund aber nachvollziehbar festhalten, falls die Gemeinde eine Gästemeldung, Belege oder eine Abrechnung verlangt. Verlangen Sie Nachweise, bewahren Sie nur die Daten auf, die nach Satzung und Datenschutzrecht erforderlich sind.

Ändert sich die Gästezahl während des Aufenthalts, sollte auch die Kurtaxe angepasst werden. Das betrifft etwa frühere Abreisen, zusätzliche Übernachtungen oder nachreisende Personen. Eine Rechnungskorrektur ist sauberer als eine handschriftliche Änderung auf dem fertigen PDF. Bei Stornierungen gilt dasselbe: Erstatten Sie Unterkunft und Kurtaxe, sollten beide Beträge in der Stornorechnung beziehungsweise Gutschrift erkennbar korrigiert werden.

Häufige Fehler bei der Abrechnung

Der häufigste Fehler ist ein einziger Rechnungsposten wie „Übernachtung inklusive Kurtaxe". Das ist für den Gast bequem, für die steuerliche und kommunale Zuordnung aber unpraktisch. Ebenso problematisch ist es, die Kurtaxe mit Umsatzsteuer zu berechnen, obwohl sie nur für die Gemeinde eingezogen wird.

Auch eine falsche Personen- oder Nächtezahl fällt später auf - spätestens bei der Quartals- oder Monatsabrechnung gegenüber der Gemeinde. Deshalb sollte die Berechnung nicht nur auf der Rechnung, sondern bereits bei der Reservierung aus den Stammdaten entstehen: Anzahl der Gäste, Aufenthaltsdauer, Abgabesatz sowie mögliche Befreiung.

Ein weiterer Praxisfehler: Die Kurtaxe wird zwar vom Gast kassiert, aber nicht getrennt erfasst. Dann fehlen am Ende des Abrechnungszeitraums die Grundlage für die Meldung an die Kommune und für die Abstimmung mit dem Zahlungseingang. Eine separate Auswertung nach Zeitraum hilft, vereinnahmte, erstattete und abzuführende Beträge schnell zu prüfen.

Eine Rechnungsroutine, die im Alltag trägt

Für kleine und mittlere Beherbergungsbetriebe muss die Abrechnung nicht kompliziert sein. Sinnvoll ist eine feste Reihenfolge: Zuerst werden Aufenthaltsdaten und Gästezahl erfasst, dann die Leistungen der Unterkunft berechnet und anschließend die Kurtaxe nach dem hinterlegten Satz ergänzt. Auf dem PDF stehen beide Bereiche getrennt. Für die Gemeinde und den Steuerberater sollte eine passende Auswertung verfügbar sein.

Prüfen Sie Ihre Rechnungsvorlage einmal anhand der aktuellen Gemeindesatzung und eines echten Buchungsfalls. Wenn Übernachtung, Steuerhinweis und Kurtaxe für Gast, Gemeinde und Steuerberater auf Anhieb verständlich sind, ist die Rechnung nicht nur formal richtig, sondern im Alltag wirklich belastbar.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Bitte wenden Sie sich bei konkreten Fragen an Ihren Steuerberater.