E-Rechnungspflicht für Vermieter: Was jetzt gilt

Eine Firmenbuchung für drei Monteure, eine Rechnung an ein Reisebüro oder die Abrechnung mit einem lokalen Unternehmen: Genau in solchen Fällen kann die E-Rechnungspflicht für Vermieter relevant werden. Für private Übernachtungsgäste bleibt vieles wie gewohnt. Wer jedoch Kurzzeitunterkünfte an andere Unternehmen vermietet, sollte seine Rechnungsprozesse jetzt sauber einordnen.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue Grundlage für elektronische Rechnungen im B2B-Bereich. Das bedeutet nicht, dass jeder Vermieter ab sofort ausschließlich XML-Dateien versenden muss. Entscheidend sind die Art des Gastes, der Rechnungsadressat, die Umsatzsteuerregelung und die geltenden Übergangsfristen.

Was ist eine E-Rechnung überhaupt?

Eine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn ist kein PDF per E-Mail. Sie enthält Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Typische Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab dem passenden Profil.

Eine PDF-Rechnung kann weiterhin korrekt, vollständig und für viele Geschäftsvorgänge ausreichend sein. Sie gilt seit 2025 aber grundsätzlich als „sonstige Rechnung“, nicht als E-Rechnung im neuen gesetzlichen Sinn. Der Unterschied ist praktisch relevant, weil strukturierte Rechnungsdaten automatisiert in Buchhaltungs- und ERP-Systeme übernommen werden können.

Für Vermieter heißt das: Ein sauber gestaltetes PDF bleibt für private Gäste und während bestimmter Übergangsfristen ein sinnvoller Beleg. Bei Rechnungen an inländische Unternehmen muss jedoch geprüft werden, ob der Empfänger eine E-Rechnung erwartet oder künftig erwarten darf.

Wen die E-Rechnungspflicht für Vermieter betrifft

Die Regelung betrifft vor allem steuerpflichtige Umsätze zwischen zwei in Deutschland ansässigen Unternehmen. In der Kurzzeitvermietung ist das etwa der Fall, wenn ein Beherbergungsbetrieb eine Unterkunft an eine GmbH, ein Handwerksunternehmen oder einen gewerblichen Auftraggeber abrechnet.

Die Übernachtung selbst muss dabei im Inland steuerbar und steuerpflichtig sein. Kurzfristige Beherbergungsleistungen sind in der Regel umsatzsteuerpflichtig. Deshalb fallen Firmenbuchungen in Ferienwohnungen, Pensionen oder Gästezimmern häufig in den Anwendungsbereich.

Keine allgemeine E-Rechnungspflicht entsteht dagegen allein dadurch, dass Sie vermieten. Bei einer Rechnung an Privatgäste liegt kein B2B-Umsatz vor. Auch bei dauerhaftem Wohnraum greifen andere steuerliche Rahmenbedingungen. Es kommt also nicht auf die Bezeichnung „Vermieter“ an, sondern auf den konkreten Umsatz und den Rechnungsempfänger.

Privatgast, Firmenkunde oder Vermittler?

Ein Beispiel macht den Unterschied deutlich: Bucht eine Familie eine Ferienwohnung für den Urlaub und erhält die Rechnung auf den privaten Namen, ist keine E-Rechnung erforderlich. Bucht ein Unternehmen dieselbe Wohnung für Mitarbeitende und lautet die Rechnung auf das Unternehmen, handelt es sich grundsätzlich um einen B2B-Fall.

Bei Buchungsportalen und Vermittlern ist genauer hinzusehen. Entscheidend ist, wer Ihre Leistung bezieht und an wen Sie die Rechnung ausstellen. Stellt das Portal dem Gast die Unterkunft in eigenem Namen in Rechnung, können andere Abrechnungswege gelten als bei einer reinen Vermittlung. Prüfen Sie daher Ihre Vertrags- und Abrechnungsunterlagen, statt sich allein am Zahlungsweg zu orientieren.

Diese Fristen gelten für die E-Rechnungspflicht

Die Umstellung erfolgt schrittweise. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach grundsätzlich aus. Es muss keine komplexe Plattform eingeführt werden.

Für das Ausstellen von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen. Bis Ende 2026 dürfen Unternehmer bei inländischen B2B-Umsätzen weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen, etwa PDF-Rechnungen. Voraussetzung ist im Regelfall, dass der Empfänger zustimmt, sofern eine elektronische sonstige Rechnung verwendet wird.

Bis Ende 2027 verlängert sich diese Möglichkeit für Unternehmer, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 800.000 Euro betragen hat. Ab dem 1. Januar 2028 soll die E-Rechnung dann grundsätzlich der Standard für inländische B2B-Umsätze sein.

Für kleine und mittlere Beherbergungsbetriebe ist die wichtigste Konsequenz daher: Es besteht meist kein Anlass für hektische Umstellungen. Es ist aber der richtige Zeitpunkt, Rechnungsdaten konsequent strukturiert zu pflegen und eine Lösung zu wählen, die den späteren Umstieg nicht unnötig kompliziert macht.

Kleinunternehmer: Empfang ja, Ausstellung mit Ausnahme

Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, muss die E-Rechnungspflicht besonders differenziert betrachten. Kleinunternehmer können von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen sein. Sie dürfen weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen, zum Beispiel als PDF oder in Papierform.

Beim Empfang ist die Lage anders: Auch Kleinunternehmer müssen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können, wenn sie als inländische Unternehmer auftreten. Das kann beispielsweise relevant sein, wenn Software, Handwerkerleistungen oder andere betriebliche Leistungen abgerechnet werden.

Unabhängig vom Format muss eine Kleinunternehmerrechnung die korrekten Pflichtangaben enthalten. Dazu gehört insbesondere der Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer. Umsatzsteuer darf nicht ausgewiesen werden, wenn sie nicht geschuldet wird.

Was auf einer Vermieterrechnung weiterhin stimmen muss

Die E-Rechnung ändert das Format, nicht die grundlegenden Anforderungen an den Rechnungsinhalt. Eine Rechnung für eine Übernachtung muss weiterhin nachvollziehbar, vollständig und korrekt sein. Dazu gehören Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Leistungsdatum, Name und Anschrift von Vermieter und Gast beziehungsweise Unternehmen sowie eine klare Leistungsbeschreibung.

Bei umsatzsteuerpflichtigen Vermietern müssen Entgelt, Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag richtig ausgewiesen werden. Bei Übernachtungsleistungen gilt häufig der ermäßigte Steuersatz, während zusätzliche Leistungen - etwa Frühstück, Parken oder bestimmte Serviceleistungen - abweichend zu behandeln sein können. Eine pauschale Rechnung ohne saubere Aufteilung kann hier unnötige Rückfragen beim Steuerberater oder Finanzamt auslösen.

Auch die Tourismusabgabe oder Kurtaxe verdient eine getrennte Betrachtung. Sie ist nicht automatisch Teil des Übernachtungspreises und muss je nach kommunaler Satzung korrekt ausgewiesen und dokumentiert werden. Gerade bei mehreren Gästen, unterschiedlichen Befreiungen oder wechselnden Aufenthaltsdauern ist eine automatische Berechnung eine echte Arbeitserleichterung.

So bereiten Sie Ihren Betrieb sinnvoll vor

Der beste erste Schritt ist keine neue Großsoftware, sondern ein Blick auf Ihre tatsächlichen Rechnungsfälle. Wie viele Rechnungen gehen an Unternehmen? Welche davon betreffen inländische Firmenkunden? Und welche Rechnungen erstellen Sie selbst, welche kommen von Vermittlern oder Plattformen?

Danach sollten Sie Ihre Stammdaten prüfen. Firmenname, Anschrift, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, korrekte Leistungsbezeichnungen und die gewählte Umsatzsteuerregelung müssen zuverlässig hinterlegt sein. Diese Grundlagen helfen heute bei PDF-Rechnungen und werden spätestens bei strukturierten E-Rechnungen unverzichtbar.

Achten Sie außerdem auf eine revisionssichere Ablage. Eine E-Rechnung ist als Originaldatei aufzubewahren, nicht nur als ausgedruckte Ansicht oder PDF-Vorschau. Die Aufbewahrungsfristen nach Steuer- und Handelsrecht bleiben bestehen. Wer seine Unterlagen lokal verwaltet, sollte deshalb klare Sicherungsroutinen einrichten, etwa über regelmäßige Backups auf einem getrennten Speichermedium.

Welche Software zum Vermietungsalltag passt

Für einen kleinen Beherbergungsbetrieb muss Rechnungssoftware nicht mehr leisten, als tatsächlich gebraucht wird. Wichtig sind korrekte Rechnungen, Angebote und Stornierungen, nachvollziehbare Nummernkreise, die richtige Steuerlogik und auswertbare Unterlagen für den Steuerberater. Eine Lösung, die auf komplexe Hotelketten oder umfassende Cloud-Prozesse zugeschnitten ist, schafft nicht automatisch mehr Sicherheit.

Bei jeder Softwareentscheidung lohnt sich die konkrete Frage: Kann sie die heute benötigten Rechnungsangaben korrekt abbilden, Belege nachvollziehbar archivieren und künftige Anforderungen an strukturierte Rechnungen unterstützen? Entscheidend ist nicht die längste Funktionsliste, sondern ein Prozess, der im laufenden Betrieb verlässlich funktioniert.

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht für Vermieter

Muss ich privaten Feriengästen eine E-Rechnung schicken?

Nein. Die gesetzliche E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich Umsätze zwischen Unternehmern im Inland. Für private Gäste können Sie weiterhin eine Rechnung als PDF oder auf Papier ausstellen, sofern alle erforderlichen Angaben enthalten sind.

Reicht ein PDF als E-Rechnung aus?

Nein. Ein normales PDF ist keine strukturierte E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. Es kann aber während der Übergangsfristen und bei nicht betroffenen Rechnungsfällen weiterhin verwendet werden.

Muss ich sofort XRechnung oder ZUGFeRD versenden?

In vielen kleinen Vermietungsbetrieben noch nicht. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen bis Ende 2026, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro unter Voraussetzungen sogar bis Ende 2027. Den Empfang von E-Rechnungen sollten Sie jedoch bereits sicherstellen.

Gilt das auch bei steuerfreier Dauervermietung?

Nicht jeder steuerfreie Umsatz fällt in den Anwendungsbereich der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. Bei Dauerwohnraum gelten zudem andere Regeln als bei kurzfristigen Übernachtungen. Bei gemischter Vermietung oder Sonderfällen sollte die Einordnung mit dem Steuerberater abgestimmt werden.

Die E-Rechnungspflicht ist für Vermieter kein Grund, bewährte Abläufe über Bord zu werfen. Wer Firmenbuchungen sauber von Privatbuchungen trennt, Stammdaten ordentlich führt und Belege nachvollziehbar ablegt, schafft die Grundlage für die kommenden Jahre - ohne unnötige Technik und ohne die Kontrolle über die eigenen Daten abzugeben.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Bitte wenden Sie sich bei konkreten Fragen an Ihren Steuerberater.