Eine Rechnung an einen Firmenkunden wirkt auf den ersten Blick wie jede andere Vermieterrechnung. Doch seit der Einführung der E-Rechnungspflicht im deutschen B2B-Bereich reicht ein schön gestaltetes PDF nicht in jedem Fall aus. Der Vergleich E-Rechnung-Formate hilft Vermietern von Ferienwohnungen, Pensionen und Gästezimmern dabei, das passende Verfahren zu wählen - ohne ihre Rechnungsabläufe unnötig kompliziert zu machen.
Entscheidend ist nicht, welches Format technisch am modernsten klingt. Entscheidend ist, wer die Rechnung erhält, welche Anforderungen der Empfänger stellt und ob die Rechnung später sauber geprüft, archiviert und an den Steuerberater übergeben werden kann.
Was eine E-Rechnung tatsächlich ausmacht
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine per E-Mail versandte Rechnung. Sie enthält Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Buchhaltungsprogramme können Angaben wie Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuersatz, Betrag und Zahlungsziel daraus automatisiert übernehmen und prüfen.
Ein normales PDF erfüllt diese Voraussetzung grundsätzlich nicht. Es ist für Menschen gut lesbar, für Software jedoch lediglich ein Dokumentbild. Anders ist es bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD: Dort steckt zusätzlich zur sichtbaren PDF-Rechnung eine strukturierte XML-Datei im Dokument.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer im B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen. Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen in vielen Fällen noch sonstige Rechnungen verwenden. Unter bestimmten Voraussetzungen gilt diese Möglichkeit bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro auch noch 2027. Ab 2028 wird für inländische B2B-Umsätze grundsätzlich eine strukturierte E-Rechnung erforderlich. Für Vermieter bedeutet das: Es besteht kein Anlass zur Hektik, aber ein klarer Anlass, die eigenen Prozesse frühzeitig passend aufzustellen.
Bei Rechnungen an private Feriengäste besteht diese B2B-Pflicht in der Regel nicht. Wer jedoch regelmäßig an Firmen, Monteurunterkünfte, Reiseveranstalter oder öffentliche Stellen abrechnet, sollte die Formate kennen.
Vergleich E-Rechnung-Formate: XRechnung, ZUGFeRD und PDF
Im Vermietungsalltag begegnen Ihnen vor allem drei Varianten: XRechnung, ZUGFeRD und das klassische PDF. Sie erfüllen unterschiedliche Zwecke.
XRechnung: klar strukturiert für Behörden und Systeme
Die XRechnung ist ein reines XML-Format. Sie wurde insbesondere für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber entwickelt und basiert auf der europäischen Norm EN 16931. Das Format ist technisch eindeutig: Programme können die Daten ohne Interpretation auslesen.
Der Nachteil liegt in der Praxis auf der Hand. Eine XML-Datei lässt sich nicht bequem wie ein PDF öffnen und lesen. Wer eine XRechnung erhält, braucht eine geeignete Software oder einen Viewer, um sie komfortabel darzustellen. Für eine Rechnung an eine Kommune, eine öffentliche Einrichtung oder einen Geschäftspartner mit klaren technischen Vorgaben ist XRechnung oft die richtige Wahl. Häufig werden zusätzlich eine Leitweg-ID oder bestimmte Übermittlungswege verlangt.
Für die alltägliche Rechnung an einen Firmenkunden ist XRechnung dagegen nicht immer die angenehmste Lösung. Sie ist funktional, aber nicht auf eine verständliche Sicht für den Gast oder Ansprechpartner ausgelegt.
ZUGFeRD: PDF für Menschen, XML für Programme
ZUGFeRD verbindet zwei Ebenen in einer Datei. Der Empfänger sieht eine normale PDF-Rechnung mit Logo, Rechnungspositionen und Zahlungsinformationen. Gleichzeitig enthält die Datei strukturierte XML-Daten für Buchhaltungs- und Archivierungssysteme.
Für viele kleine und mittlere Vermietungsbetriebe ist das der praktischste Weg, wenn B2B-Rechnungen elektronisch verarbeitet werden sollen. Der Firmenkunde kann die Rechnung wie gewohnt lesen, seine Software kann die Daten aber automatisiert übernehmen. Das reduziert Rückfragen und erspart dem Empfänger manuelle Erfassung.
Wichtig ist die korrekte Ausprägung des Formats. Für eine gesetzlich anerkannte E-Rechnung muss das strukturierte Datenmodell die geforderten Angaben enthalten und der europäischen Norm entsprechen. Nicht jede Datei mit der Bezeichnung ZUGFeRD erfüllt automatisch jeden Anwendungsfall. Bei abweichenden Angaben gilt steuerlich grundsätzlich der strukturierte Teil als maßgeblich.
Klassisches PDF: weiterhin sinnvoll, aber nicht überall ausreichend
Das PDF bleibt im Vermietungsalltag nützlich. Für Privatrechnungen ist es verständlich, unkompliziert und leicht zu archivieren. Auch bei Angeboten, Stornierungen oder sonstiger Korrespondenz ist es meist die passende Form.
Als alleinige Rechnung für inländische B2B-Umsätze wird ein PDF nach Ablauf der Übergangsfristen jedoch nicht mehr genügen. Wer heute ausschließlich PDF-Rechnungen erstellt, sollte daher prüfen, wie sich bei Bedarf ein strukturiertes Format ergänzen lässt.
Das bedeutet nicht, dass jede Rechnung ab sofort als XRechnung erstellt werden muss. Eine private Familie, die eine Ferienwohnung bucht, benötigt keine XML-Datei. Ein Unternehmen, das die Unterkunft seiner Mitarbeitenden bezahlt, kann dagegen eine E-Rechnung verlangen oder zukünftig darauf angewiesen sein.
Welches Format passt zu welchem Empfänger?
Die richtige Entscheidung hängt stärker vom Empfänger als von der Unterkunftsart ab. Für private Gäste bleibt eine übersichtliche Rechnung als PDF normalerweise ausreichend. Hier zählen korrekte Pflichtangaben, ein nachvollziehbarer Leistungszeitraum und eine klare Darstellung von Übernachtung, Reinigung, Kurtaxe oder Tourismusabgabe.
Bei Firmenkunden ist ZUGFeRD oft ein guter Standard, sofern der Kunde kein anderes Format vorgibt. Das Format verbindet Lesbarkeit mit automatisierter Weiterverarbeitung. Wenn ein Unternehmen ausdrücklich XRechnung, eine bestimmte EDI-Schnittstelle oder ein eigenes Lieferantenportal verlangt, muss der Rechnungssteller diese Vorgabe prüfen und gegebenenfalls erfüllen.
Öffentliche Auftraggeber sind ein Sonderfall. Sie verlangen häufig XRechnung oder ein vergleichbares Format sowie zusätzliche Referenzen. Wer beispielsweise regelmäßig Unterkünfte für kommunale Einrichtungen abrechnet, sollte diese Informationen bereits bei der Buchung abfragen - nicht erst nach dem Aufenthalt.
Die Rechnung bleibt fachlich entscheidend
Ein E-Rechnungsformat korrigiert keine fehlerhaften Rechnungsinhalte. Auch eine technisch gültige XML-Datei muss die gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung erfüllen. Dazu gehören unter anderem vollständige Angaben zu Rechnungssteller und Leistungsempfänger, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Leistungsdatum, Beschreibung der Leistung sowie Entgelt und Steuerangaben.
Gerade bei Kurzzeitvermietungen entstehen Fehler oft nicht beim Format, sondern bei der Zuordnung. Wurde die Beherbergungsleistung zum ermäßigten Steuersatz abgerechnet? Sind Frühstück, Parkplatz oder andere Zusatzleistungen korrekt behandelt? Wird bei Kleinunternehmern der passende Hinweis nach § 19 UStG verwendet? Ist die Tourismusabgabe als durchlaufender Betrag oder Bestandteil der Rechnung nachvollziehbar ausgewiesen?
Für den Steuerberater ist eine Rechnung dann hilfreich, wenn Beträge, Steuerlogik und Leistungszeitraum sauber dokumentiert sind. Das Dateiformat kommt hinzu, ersetzt diese Grundlagen aber nicht.
Empfang, Prüfung und Archivierung mitdenken
Wer E-Rechnungen empfangen kann, sollte auch wissen, wie sie im Betrieb geprüft und aufbewahrt werden. Eine XRechnung kann nicht zuverlässig durch bloßes Öffnen im E-Mail-Programm kontrolliert werden. Es braucht eine Darstellung, aus der alle Inhalte lesbar hervorgehen. Bei ZUGFeRD sollte sowohl die sichtbare Rechnung als auch der strukturierte Datenteil unverändert gespeichert werden.
Für die GoBD-konforme Aufbewahrung zählt die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Eine eingegangene E-Rechnung sollte nicht einfach ausgedruckt und die Originaldatei gelöscht werden. Der Ausdruck kann für die Ablage hilfreich sein, ersetzt aber die digitale Originaldatei nicht.
Bei lokaler Software ist außerdem klar zu regeln, wo Rechnungen und Belege gespeichert werden und wie die Datensicherung erfolgt. Ihre Daten, Ihr PC - das ist ein Vorteil, wenn Sicherung und Zugriff bewusst organisiert sind. Eine externe Festplatte oder ein verschlüsseltes Sicherungsmedium schützt besser als die Annahme, dass ein einzelner Rechner nie ausfällt.
Worauf Vermieter bei der Software achten sollten
Eine passende Rechnungssoftware muss kein komplexes Property-Management-System sein. Für kleine und mittlere Beherbergungsbetriebe sind andere Fragen wichtiger: Lassen sich Rechnungsdaten schnell aus einer Buchung übernehmen? Werden Steuersätze, Kleinunternehmerhinweise und Tourismusabgaben korrekt abgebildet? Können Rechnungen nachvollziehbar storniert und erneut erstellt werden?
Für die E-Rechnung kommen weitere Punkte hinzu. Die Software sollte strukturierte Formate korrekt erzeugen oder verarbeiten können, den Versandweg unterstützen und die Originaldateien geordnet ablegen. Prüfen Sie außerdem, ob sich Rechnungen als PDF für private Gäste und in einem geeigneten E-Rechnungsformat für Firmenkunden ausgeben lassen.
Eine Testphase ist der richtige Ort für einen Praxistest. Erstellen Sie nicht nur eine Musterrechnung, sondern spielen Sie typische Fälle durch: private Buchung, Firmenbuchung, Stornierung, Kleinunternehmerrechnung und eine Rechnung mit Tourismusabgabe. So zeigt sich schnell, ob die Lösung Ihre tatsächlichen Abläufe abbildet.
Ein einfacher Start statt Format-Chaos
Für die meisten Vermieter reicht ein klarer Grundsatz: Private Gäste erhalten eine gut lesbare Rechnung, Firmenkunden bei Bedarf eine strukturierte E-Rechnung und öffentliche Auftraggeber das ausdrücklich verlangte Format. Sammeln Sie die Anforderungen Ihres wichtigsten Geschäftskunden frühzeitig und halten Sie die Rechnungsdaten bereits bei der Buchung vollständig fest.
So wird die E-Rechnung nicht zum zusätzlichen Verwaltungsprojekt. Sie bleibt das, was sie sein soll: eine verlässliche, korrekt dokumentierte Abrechnung für Ihre Unterkunft - lesbar für den Empfänger und verwertbar für die Buchhaltung.
Nachtio Abrechnung kostenlos testen
14 Tage alle Funktionen — keine Kreditkarte, keine Registrierung nötig.
GoBD-konform, §14/§19 UStG, Tourismusabgabe automatisch.
Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Bitte wenden Sie sich bei konkreten Fragen an Ihren Steuerberater.