Welche Angaben braucht eine Beherbergungsrechnung?

Ein Gast reist ab, die Reinigung ist organisiert - und dann bleibt noch die Rechnung. Wer sich fragt, welche Angaben braucht eine Beherbergungsrechnung, braucht keine komplizierte Buchhaltung, sondern einen klaren Aufbau. Entscheidend ist, dass die Rechnung den Aufenthalt nachvollziehbar beschreibt, steuerlich korrekt ist und auch Monate später noch eindeutig zugeordnet werden kann.

Für Ferienwohnungsvermieter, Pensionen und Anbieter von Gästezimmern gelten dabei grundsätzlich die allgemeinen Rechnungsanforderungen des Umsatzsteuerrechts. Die Besonderheiten liegen in den Details: Übernachtung, Frühstück, Endreinigung, Kurtaxe oder eine Anzahlung müssen sauber voneinander getrennt sein. Genau dort entstehen in der Praxis die meisten Rückfragen von Gästen, Steuerberatern und Finanzamt.

Welche Angaben braucht eine Beherbergungsrechnung mindestens?

Eine vollständige Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG enthält mehrere Pflichtangaben. Fehlt eine davon, kann das besonders bei Geschäftsreisenden zum Problem werden: Der Gast benötigt die Rechnung oft für seinen Arbeitgeber oder für den Vorsteuerabzug.

Auf die Rechnung gehören der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Vermieters. Bei Einzelunternehmern ist das die Person beziehungsweise das Unternehmen, das die Leistung erbracht hat - nicht nur der Name der Ferienwohnung. Zusätzlich brauchen Sie Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Ebenso erforderlich sind Name und Anschrift des Rechnungsempfängers. Maßgeblich ist in der Regel der Buchende oder der Vertragspartner. Reist eine Familie an, aber eine Person hat die Unterkunft gebucht und bezahlt, sollte diese Person als Rechnungsempfänger erscheinen. Bei Firmenbuchungen wird die Rechnung auf die Firma ausgestellt, wenn diese Leistungsempfänger und Zahler ist.

Hinzu kommen Rechnungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer. Die Nummerierung muss nicht bei 1 beginnen und auch nicht zwingend lückenlos sein. Sie muss aber nachvollziehbar organisiert sein und darf nicht mehrfach vergeben werden. Sinnvoll sind etwa getrennte Nummernkreise für Rechnungen, Angebote und Stornierungen.

Besonders wichtig ist der Leistungszeitpunkt. Bei einer Beherbergung reicht ein allgemeines „Aufenthalt im Juli“ nicht aus. Geben Sie den tatsächlichen Zeitraum an, zum Beispiel „Übernachtung vom 12. bis 15. Mai 2026“. Wenn Rechnungsdatum und Leistungsdatum identisch sind, genügt ein entsprechender Hinweis.

Die Leistung selbst muss konkret bezeichnet werden. „Vermietung“ ist zu ungenau. Besser ist: „3 Übernachtungen Ferienwohnung Seeblick, 2 Personen“ oder „Zimmerübernachtung Einzelzimmer“. Ergänzen Sie Leistungen wie Frühstück, Parkplatz oder Endreinigung jeweils getrennt, wenn sie separat berechnet werden.

Außerdem gehören Entgelt, Umsatzsteuersatz, Steuerbetrag und Bruttosumme auf die Rechnung. Bei mehreren Steuersätzen müssen die Beträge nach Steuersatz aufgeteilt sein. Ein bloßer Gesamtbetrag genügt dann nicht.

Übernachtung und Zusatzleistungen getrennt ausweisen

Die Übernachtung ist umsatzsteuerlich nicht automatisch mit allen Leistungen rund um den Aufenthalt gleichzusetzen. Für die reine kurzfristige Beherbergung gilt regelmäßig der ermäßigte Umsatzsteuersatz. Viele Zusatzleistungen unterliegen dagegen dem regulären Steuersatz. Das betrifft häufig Frühstück, Verpflegung, Getränke oder andere eigenständige Leistungen.

Endreinigung, Bettwäsche, Handtücher oder ein Parkplatz können je nach Vertragsgestaltung anders zu beurteilen sein. Sind sie unselbstständiger Teil der Übernachtungsleistung oder werden sie als eigenständige Leistung angeboten? Diese Frage lässt sich nicht für jeden Betrieb pauschal beantworten. Wer Leistungen getrennt anbietet und abrechnet, sollte sie auch auf der Rechnung getrennt aufführen und den passenden Steuersatz hinterlegen.

Ein praxistaugliches Rechnungsbild könnte so aussehen: drei Übernachtungen mit dem dafür geltenden Steuersatz, Frühstück mit dem dafür geltenden Steuersatz, anschließend Zwischensumme, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag. So sieht der Gast sofort, was er bezahlt hat, und Ihre Unterlagen bleiben für die Buchhaltung verständlich.

Vorsicht bei Pauschalpreisen: Ein Gesamtpreis für „Übernachtung inklusive Frühstück“ ist möglich, macht die steuerliche Aufteilung aber anspruchsvoller. Für kleine Betriebe ist eine klare Trennung im Angebot und in der Rechnung meist der einfachere und besser prüfbare Weg.

Kleinunternehmer: Keine Umsatzsteuer ausweisen

Nutzen Sie die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, weisen Sie keine Umsatzsteuer und keinen Steuersatz aus. Stattdessen muss ein Hinweis auf die Steuerbefreiung enthalten sein, etwa: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Das ist keine freiwillige Formulierung. Wer als Kleinunternehmer dennoch Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweist, kann diese Steuer unter Umständen an das Finanzamt schulden. Auch Angaben wie „inklusive 7 % Umsatzsteuer“ sind dann falsch - selbst wenn sie nur aus einer alten Rechnungsvorlage übernommen wurden.

Ob die Kleinunternehmerregelung für Ihren Betrieb sinnvoll ist, hängt unter anderem von Umsatzhöhe, Investitionen und Ihren Gästen ab. Bei vielen Geschäftsreisenden kann der fehlende Vorsteuerabzug ein Nachteil sein. Bei überwiegend privaten Feriengästen spielt er oft eine geringere Rolle. Diese Entscheidung gehört im Zweifel mit dem Steuerberater besprochen.

Die vereinfachte Rechnung bis 250 Euro

Liegt der Gesamtbetrag einer Rechnung bei höchstens 250 Euro brutto, kann eine Kleinbetragsrechnung ausreichen. Dann sind die Anforderungen geringer: Name und Anschrift des Vermieters, Rechnungsdatum, Art und Umfang der Leistung, Gesamtbetrag sowie Umsatzsteuersatz oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung müssen enthalten sein. Name und Anschrift des Gastes sowie eine Rechnungsnummer sind in diesem Fall nicht zwingend.

Trotzdem ist eine vollständige Beherbergungsrechnung oft die bessere Wahl. Geschäftsgäste verlangen sie regelmäßig für Reisekostenabrechnungen. Außerdem sparen Sie Zeit, wenn der Gast nachträglich eine Rechnung mit Firmenanschrift benötigt. Wer seine Vorlagen einmal sauber einrichtet, muss im Alltag nicht zwischen zwei Rechnungsarten wechseln.

Anzahlungen, Stornierungen und Tourismusabgabe richtig dokumentieren

Bei einer Anzahlung sollte erkennbar sein, wann sie geleistet wurde und auf welchen Aufenthalt sie sich bezieht. Auf der Schlussrechnung ziehen Sie die bereits erhaltene Anzahlung transparent ab. Der Gast muss sehen können, wie sich der noch offene Betrag ergibt. Bei umsatzsteuerpflichtigen Vermietern kann bereits die vereinnahmte Anzahlung steuerlich relevant sein.

Bei einer Stornierung kommt es auf Ihre vereinbarten Stornobedingungen und den konkreten Fall an. Wird eine bereits ausgestellte Rechnung ganz oder teilweise aufgehoben, sollte das Dokument einen eindeutigen Bezug zur ursprünglichen Rechnung haben. Eine korrigierte Rechnung oder Stornorechnung braucht deshalb eine eigene Nummer und die Referenz auf die Ausgangsrechnung. Einfach eine PDF-Datei zu überschreiben, ist keine saubere Lösung.

Kurtaxe, Gästebeitrag oder Tourismusabgabe sollten Sie ebenfalls getrennt darstellen. Ob und wie diese Beträge umsatzsteuerlich behandelt werden, hängt von der kommunalen Satzung und davon ab, ob Sie die Abgabe im eigenen Namen oder für die Gemeinde vereinnahmen. Übernehmen Sie daher nicht blind die Behandlung eines anderen Orts. Prüfen Sie die örtlichen Vorgaben und stimmen Sie Zweifelsfälle mit Ihrer steuerlichen Beratung ab.

Form, Versand und Aufbewahrung

Eine Rechnung darf auf Papier oder elektronisch erstellt werden. Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist für viele Gäste praktisch, sofern die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sind. Eine eingescannte oder nachträglich veränderte Datei ist kein Ersatz für eine ordentlich dokumentierte Rechnung.

Für inländische B2B-Geschäfte gelten beim Empfang strukturierter E-Rechnungen seit 2025 zusätzliche Regeln. Private Feriengäste sind davon in der Regel nicht betroffen. Eine normale PDF ist zudem keine strukturierte E-Rechnung im steuerlichen Sinn. Wer auch Firmenkunden beherbergt, sollte die Übergangsregelungen für die Ausstellung von E-Rechnungen im Blick behalten.

Rechnungen und zugehörige Unterlagen müssen grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden. Für die GoBD zählt nicht nur, dass ein Dokument vorhanden ist. Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben, Belege dürfen nicht unkontrolliert überschrieben werden und die Ablage muss bei einer Prüfung auffindbar sein. Gerade bei vielen kurzen Aufenthalten ist eine feste Struktur wichtiger als ein überladener Softwareprozess.

Eine Vorlage verhindert wiederkehrende Fehler

Die beste Rechnungsvorlage enthält nicht nur Pflichtfelder, sondern bildet Ihren tatsächlichen Vermietungsalltag ab: Unterkunft, Aufenthaltszeitraum, Personenanzahl, Zusatzleistungen, Abgaben, Anzahlungen und Zahlungsstatus. Kontrollieren Sie die Vorlage besonders dann, wenn Sie zur Kleinunternehmerregelung wechseln, umsatzsteuerpflichtig werden oder neue Leistungen wie Frühstück anbieten.

Nehmen Sie sich einmal Zeit für eine saubere Vorlage und einen festen Nummernkreis. Danach wird aus jeder Abreise ein kurzer, verlässlicher Arbeitsschritt - und nicht die nächste offene Verwaltungsaufgabe.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Bitte wenden Sie sich bei konkreten Fragen an Ihren Steuerberater.