Eine E-Rechnung für Vermieter erstellen - das klingt zunächst nach einem weiteren digitalen Sonderfall. Für Vermieter von Ferienwohnungen, Pensionen und Gästezimmern ist die praktische Frage aber klarer: Wann muss eine Rechnung wirklich elektronisch strukturiert sein, welche Daten gehören hinein und wie bleibt der Aufwand im Alltag überschaubar? Entscheidend ist die Art des Gastes und der Leistung. Die meisten privaten Buchungen sind keine B2B-Fälle. Bei Firmenbuchungen, Monteuren oder Geschäftskunden gelten dagegen andere Anforderungen.

Wann Vermieter eine E-Rechnung benötigen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen im B2B-Bereich grundsätzlich empfangen können. Das betrifft auch kleinere Beherbergungsbetriebe, sofern sie Leistungen an andere Unternehmen erbringen. Wer etwa einer Firma die Übernachtung ihrer Mitarbeitenden abrechnet, sollte den Eingang strukturierter Rechnungen technisch und organisatorisch sicherstellen.

Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen. In den Jahren 2025 und 2026 dürfen Unternehmen für inländische B2B-Umsätze weiterhin sonstige Rechnungen, etwa PDF-Rechnungen, verwenden. Bis Ende 2027 gilt diese Möglichkeit auch für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Ab 2028 ist bei den betroffenen B2B-Umsätzen regelmäßig eine echte E-Rechnung erforderlich.

Bei privaten Feriengästen besteht diese Pflicht nicht. Eine sauber erstellte PDF-Rechnung oder ein Ausdruck genügt dort weiterhin, sofern die Rechnung die jeweils nötigen Angaben enthält. Auch Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Dennoch kann es sinnvoll sein, den eigenen Prozess frühzeitig darauf auszurichten - besonders, wenn Firmenbuchungen zunehmen oder regelmäßig über Vermittler und Agenturen abgerechnet wird.

Nicht jede Vermietung ist steuerlich gleich. Die kurzfristige Beherbergung ist anders zu behandeln als eine langfristige, steuerfreie Wohnraumvermietung. Auch Zusatzleistungen wie Frühstück, Parkplatz oder gesonderte Serviceleistungen können eigene umsatzsteuerliche Fragen auslösen. Im Zweifel sollte die konkrete Einordnung mit dem Steuerberater abgestimmt werden.

Ein PDF ist noch keine E-Rechnung

Die häufigste Verwechslung ist einfach: Eine Rechnung als PDF per E-Mail ist digital, aber nicht automatisch eine E-Rechnung im rechtlichen Sinn. Eine E-Rechnung enthält ihre Rechnungsdaten in einem strukturierten elektronischen Format. Dieses Format kann von Buchhaltungsprogrammen automatisiert ausgelesen und verarbeitet werden.

In Deutschland sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD gebräuchlich. Eine XRechnung besteht im Kern aus einer XML-Datei und ist für Menschen ohne passende Software kaum lesbar. ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF-Ansicht mit eingebetteten strukturierten Daten. Für den Vermietungsalltag kann das praktisch sein: Der Geschäftskunde erhält ein verständliches Dokument, während dessen Buchhaltung die Daten automatisiert übernehmen kann.

Eine optisch ordentliche PDF-Rechnung ersetzt das strukturierte Format nicht. Umgekehrt genügt auch eine XML-Datei allein nicht, wenn Pflichtangaben fehlen oder die steuerliche Behandlung falsch ausgewiesen ist. Technik und Rechnungsinhalt müssen zusammenpassen.

E-Rechnung für Vermieter erstellen: die Angaben prüfen

Der erste Schritt ist nicht das Dateiformat, sondern die Buchungsgrundlage. Erfassen Sie den tatsächlichen Leistungsempfänger. Bei einer Firmenbuchung ist das nicht immer die Person, die eincheckt. Zahlt und beauftragt die Firma, gehören deren vollständiger Name und Anschrift als Rechnungsempfänger auf die Rechnung. Die übernachtende Person kann zusätzlich als Gast oder Ansprechpartner vermerkt werden.

Danach müssen Leistungszeitraum und Leistung präzise beschrieben sein. Formulierungen wie Übernachtung Ferienwohnung für den Zeitraum vom 12. bis 15. Mai sind nachvollziehbar. Werden mehrere Positionen berechnet, sollten Übernachtung, Reinigung, Frühstück oder weitere Leistungen getrennt erfasst werden. Das verhindert Rückfragen und erleichtert die korrekte Steuerzuordnung.

Eine ordnungsgemäße Rechnung benötigt unter anderem eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Vermieters sowie bei B2B-Rechnungen in der Regel auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers. Hinzu kommen Nettoentgelt, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag. Bei einer Steuerbefreiung oder bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung ist der passende Hinweis erforderlich.

Für Kleinunternehmer darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Der Rechnungsbetrag ist dann ohne Umsatzsteuer zu berechnen, verbunden mit einem eindeutigen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Wer versehentlich Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie unter Umständen trotzdem. Gerade deshalb lohnt sich ein System, das die gewählte Steuerregelung konsequent in jede Rechnung übernimmt.

Vom Aufenthalt zur fertigen Rechnung

Eine praxistaugliche Rechnungserstellung beginnt mit wiederverwendbaren Stammdaten. Hinterlegen Sie Anschrift, Steuernummer, Bankverbindung, Rechnungsnummernkreis und die üblichen Leistungsarten einmal sauber. Bei jeder Buchung werden dann nur Gast, Aufenthaltszeitraum, Anzahl der Nächte und individuelle Positionen ergänzt.

Bei der Abrechnung sollten Sie außerdem zwischen Logisumsätzen, Zusatzleistungen und kommunalen Abgaben unterscheiden. Die Tourismusabgabe oder Kurtaxe ist häufig ein durchlaufender oder separat auszuweisender Betrag, abhängig von der örtlichen Satzung und der konkreten Gestaltung. Sie sollte nicht unbemerkt mit dem Übernachtungspreis vermischt werden. Für Befreiungen, etwa bei beruflich veranlassten Aufenthalten, braucht es zudem die erforderlichen Nachweise.

Vor dem Versand empfiehlt sich eine kurze Kontrolle: Stimmen Aufenthalt und Rechnungsadresse mit der Buchung überein? Ist die Leistung vollständig beschrieben? Wurde der richtige Steuersatz verwendet? Ist die Zahlungsfrist sinnvoll angegeben? Diese Prüfung dauert weniger als eine Korrektur nach dem Monatsabschluss.

Für eine echte E-Rechnung erzeugt die Software anschließend das passende strukturierte Format. Bei ZUGFeRD kann die Rechnung als PDF dargestellt und zugleich elektronisch weiterverarbeitet werden. Bei XRechnung steht die strukturierte Datei im Vordergrund. Welches Format ein Geschäftskunde bevorzugt, hängt oft von dessen Buchhaltung oder internen Vorgaben ab.

Empfang, Versand und Archivierung sauber organisieren

Eine E-Mail-Adresse allein ist keine vollständige Lösung, aber ein praktikabler Empfangsweg. Entscheidend ist, dass eingehende E-Rechnungen nicht verloren gehen und dass die XML-Daten bei Bedarf verfügbar bleiben. Wer Rechnungen nur als Ausdruck ablegt, verliert genau den strukturierten Teil, der eine E-Rechnung ausmacht.

Für die Aufbewahrung gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. Rechnungen müssen vollständig, nachvollziehbar und gegen nachträgliche Änderungen geschützt archiviert werden. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt grundsätzlich acht Jahre. Bei elektronischen Rechnungen gehört das Originalformat in das Archiv - bei einer XRechnung also die XML-Datei, bei einem hybriden Format auch die Datei mit den eingebetteten Daten.

Ein lokales Ablagesystem kann hier ein klarer Vorteil sein. Die Rechnungsdaten liegen auf dem eigenen PC, die Ordnerstruktur bleibt nachvollziehbar und der Zugriff hängt nicht von einem externen Cloud-Konto ab. Wichtig sind dennoch regelmäßige Datensicherungen, etwa auf einem getrennten Speichermedium. Lokal arbeiten heißt, die Kontrolle zu behalten - und diese Kontrolle auch durch Backups abzusichern.

Welche Lösung zum Vermietungsbetrieb passt

Eine allgemeine Buchhaltungssoftware kann E-Rechnungen oft erzeugen. Für Vermieter ist sie aber nicht automatisch die einfachste Wahl. Wenn Übernachtungen, Gästewechsel, Kurtaxe, Stornierungen und Quartalsauswertungen den Alltag prägen, sollte die Rechnungserstellung genau diese Vorgänge abbilden. Ein umfangreiches Property-Management-System kann sinnvoll sein, wenn mehrere Objekte, Teams und Vertriebskanäle zentral gesteuert werden müssen. Für einen kleineren Betrieb bedeutet es jedoch häufig mehr Einrichtung und mehr Funktionen, als tatsächlich gebraucht werden.

Eine spezialisierte lokale Anwendung wie Nachtio setzt an einer anderen Stelle an: Rechnungen, Angebote, Stornierungen und Abrechnungen für den deutschen Vermietungsalltag, ohne die eigenen Daten in eine Cloud auslagern zu müssen. Das ist besonders dann passend, wenn eine klare Rechnungslösung gesucht wird und nicht ein komplettes System für jeden Vertriebs- und Betriebsprozess.

Die beste Wahl hängt deshalb nicht allein vom E-Rechnungsformat ab. Sie sollte auch berücksichtigen, wie viele Rechnungen Sie schreiben, wie oft Firmen buchen, ob Tourismusabgaben anfallen und welche Unterlagen Ihr Steuerberater regelmäßig benötigt.

Eine gut eingerichtete Rechnungserstellung nimmt Ihnen keine unternehmerische Entscheidung ab. Sie sorgt aber dafür, dass aus einer Buchung ein vollständiger, nachvollziehbarer Beleg wird - ohne jeden Aufenthalt erneut von Hand zusammensetzen zu müssen.

Nachtio Abrechnung kostenlos testen

14 Tage alle Funktionen — keine Kreditkarte, keine Registrierung nötig.
GoBD-konform, §14/§19 UStG, Tourismusabgabe automatisch.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Bitte wenden Sie sich bei konkreten Fragen an Ihren Steuerberater.