XRechnung für Ferienwohnungsvermieter richtig nutzen

Ein Gast bucht drei Nächte, reist ab und benötigt eine Rechnung. In den allermeisten Fällen reicht dafür eine ordnungsgemäße Rechnung als PDF. Für eine XRechnung für Ferienwohnungsvermieter gilt etwas anderes: Sie wird nicht wegen der Ferienwohnung verlangt, sondern weil der Rechnungsempfänger ein öffentlicher Auftraggeber ist. Wer diesen Unterschied kennt, vermeidet unnötige Arbeit - und ist vorbereitet, wenn eine Behörde oder öffentliche Einrichtung eine elektronische Rechnung anfordert.

Wann ist eine XRechnung für Ferienwohnungsvermieter nötig?

Eine XRechnung ist ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat nach dem europäischen Standard EN 16931. Sie besteht im Kern aus maschinenlesbaren XML-Daten. Anders als bei einer PDF-Rechnung soll ein Mensch die Rechnung nicht erst abtippen oder prüfen müssen: Die empfangende Verwaltungssoftware verarbeitet die Angaben automatisiert.

Relevant wird das vor allem im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern. Dazu können Bundesbehörden, Landes- und Kommunalverwaltungen, Hochschulen, öffentliche Einrichtungen oder andere Stellen gehören, die nach ihren jeweiligen Vorgaben elektronische Rechnungen verlangen. Die konkrete Pflicht hängt vom Auftraggeber und dessen Rechnungsweg ab. Beim Bund gelten eigene Vorgaben, Länder und Kommunen können abweichende Portale, Formate oder Ausnahmen vorsehen.

Für private Urlaubsgäste brauchen Sie grundsätzlich keine XRechnung. Auch eine Firma, die für ihren Mitarbeiter eine Unterkunft bucht, ist nicht automatisch ein Fall für XRechnung. Hier ist seit 2025 zwar die allgemeine Entwicklung zur E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich zu beachten. Eine XRechnung ist aber nur eines von mehreren zulässigen Formaten und nicht gleichbedeutend mit jeder elektronischen Rechnung.

Praktisch lautet die erste Frage deshalb nicht: „Kann meine Software XRechnung?" Sondern: „Wer ist mein Rechnungsempfänger und welche Vorgabe hat diese Stelle schriftlich gemacht?" Lassen Sie sich bei einer Buchung durch einen öffentlichen Auftraggeber die Rechnungsdaten möglichst vor Anreise geben.

PDF, E-Rechnung und XRechnung: Der Unterschied im Alltag

Eine per E-Mail versendete PDF-Datei ist elektronisch verschickt, aber nicht automatisch eine elektronische Rechnung im steuerlichen Sinn. Für den privaten Gast ist eine PDF-Rechnung meist sinnvoll und praxistauglich. Sie ist lesbar, kann ausgedruckt werden und enthält idealerweise alle Angaben, die der Gast oder dessen Arbeitgeber benötigt.

Eine E-Rechnung im steuerlichen Verständnis ist dagegen in einem strukturierten Format ausgestellt und elektronisch übermittelt. Sie ermöglicht die automatische Verarbeitung. XRechnung erfüllt diese Anforderung. Auch hybride Formate wie ZUGFeRD können je nach Profil als E-Rechnung geeignet sein, weil sie strukturierte Daten mit einer lesbaren PDF-Ansicht verbinden.

Bei einer XRechnung ist die Sicht auf dem Bildschirm nicht entscheidend. Entscheidend sind die Datenfelder in der XML-Datei. Ein schön gestaltetes PDF als Beilage ersetzt die strukturierte Rechnung daher nicht, wenn der öffentliche Auftraggeber ausdrücklich XRechnung fordert.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen. Bis Ende 2026 sind im B2B-Bereich unter den gesetzlichen Voraussetzungen weiterhin sonstige Rechnungen, etwa PDF-Rechnungen, zulässig. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich diese Übergangsregel für bestimmte Fälle bis Ende 2027. Ab 2028 gelten die neuen Vorgaben weitgehend verbindlich. Für Rechnungen an Privatgäste gelten diese B2B-Regeln nicht.

Diese Fristen ändern jedoch nichts an einer bereits bestehenden Vorgabe eines öffentlichen Auftraggebers: Verlangt dieser heute eine XRechnung, muss die Rechnung in dem geforderten Format und über den vorgesehenen Übermittlungsweg eingereicht werden.

Diese Angaben müssen vor der Erstellung vorliegen

Bei öffentlichen Auftraggebern scheitert eine XRechnung selten am Übernachtungspreis. Häufig fehlen Angaben, die auf einer normalen Gastrechnung nicht vorkommen. Dazu gehört insbesondere die Leitweg-ID. Sie ordnet die Rechnung innerhalb der Verwaltung der richtigen Stelle zu und ist in vielen B2G-Verfahren Pflicht.

Bitten Sie den Auftraggeber daher rechtzeitig um vollständige Rechnungsdaten: den exakten Namen und die Anschrift der Rechnungsempfängerin oder des Rechnungsempfängers, die Leitweg-ID, eine Bestellnummer oder Auftragsreferenz, eine Kontaktadresse für Rückfragen sowie den gewünschten Einreichungsweg. Manche Stellen nutzen ein zentrales Rechnungsportal, andere akzeptieren den Versand per E-Mail oder über eine bestimmte Plattform. Ein XML-Anhang an die falsche Adresse kann trotz inhaltlich korrekter Rechnung abgewiesen werden.

Für Ihre eigene Rechnungserstellung bleiben die üblichen Pflichtangaben nach § 14 UStG maßgeblich. Dazu zählen fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Ihre vollständigen Unternehmensdaten, die Daten des Leistungsempfängers, Art und Umfang der Leistung sowie Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Wenden Sie die Kleinunternehmerregelung an, darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Stattdessen braucht die Rechnung einen eindeutigen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG.

Gerade bei Ferienunterkünften sollte die Leistung nachvollziehbar beschrieben sein. „Übernachtung" allein ist oft zu ungenau. Besser ist beispielsweise: „Beherbergung in Ferienwohnung Musterblick, 12. bis 15. Mai 2026, drei Übernachtungen". Reinigung, Wäschepakete, Parkplatz oder Kurtaxe sollten nachvollziehbar getrennt ausgewiesen werden, wenn sie separat berechnet werden.

Tourismusabgabe und durchlaufende Beträge sauber behandeln

Die örtliche Tourismusabgabe, Kurtaxe oder Gästeabgabe ist ein häufiger Sonderfall. Ihre Behandlung hängt von der konkreten kommunalen Satzung und Ihrer Rolle bei der Erhebung ab. Ziehen Sie den Betrag im Auftrag der Gemeinde ein, kann er unter Umständen als durchlaufender Posten behandelt werden. In anderen Konstellationen ist die Einordnung anders.

Für die Rechnung und die spätere Abrechnung sollte die Abgabe deshalb getrennt vom Übernachtungsentgelt erfasst werden. Das schafft Klarheit für den Gast, für die Gemeinde und für den Steuerberater. Wer mehrere Gemeinden oder unterschiedliche Saisonpreise verwaltet, profitiert von einer Software, die Abgaben automatisch nach dem passenden Zeitraum berechnet und nachvollziehbar auswertet.

Auch bei einer XRechnung müssen Summen und Steuerlogik zusammenpassen. Werden Übernachtung, Zusatzleistung und Abgabe vermischt, können Rundungsdifferenzen oder unklare Steuerbeträge entstehen. Solche Rechnungen werden von Portalen teils technisch abgelehnt, obwohl die Buchung selbst korrekt war.

So vermeiden Sie Ablehnungen und Korrekturen

Die beste Vorbereitung beginnt vor der Anreise. Legen Sie für Buchungen öffentlicher Auftraggeber einen eigenen Prüfpunkt an: Liegen Leitweg-ID, Bestellnummer und Übermittlungsweg vor? Sind diese Angaben nicht verfügbar, sollte die zuständige Buchungsstelle sie beschaffen, bevor Sie die Rechnung erstellen.

Achten Sie außerdem auf eine eindeutige Zuordnung zwischen Buchung und Rechnung. Das Leistungsdatum muss stimmen, insbesondere bei Vorauszahlungen, Anzahlungen oder nachträglichen Zusatzleistungen. Wenn eine Reservierung storniert wird, sollte die Korrektur über eine nachvollziehbare Stornorechnung oder Gutschrift mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnungsnummer erfolgen. Eine Rechnung einfach zu löschen, ist keine saubere Lösung.

Prüfen Sie die erzeugte XRechnung vor dem Versand technisch und fachlich. Technische Prüfung bedeutet: Das XML-Format entspricht den Vorgaben des Empfängers. Fachliche Prüfung bedeutet: Betrag, Steuersatz, Leistungszeitraum, Zahlungsziel und Referenzen sind richtig. Beide Seiten sind nötig. Ein technisch gültiger Datensatz kann trotzdem zurückkommen, wenn die Bestellnummer fehlt.

Für Kleinstbeträge oder einzelne Sonderfälle können Ausnahmen gelten. Verlassen Sie sich darauf aber nicht ohne Rückfrage beim Auftraggeber. Maßgeblich sind dessen Anforderungen und die für ihn geltenden Regelungen.

Archivierung: XML nicht durch PDF ersetzen

Rechnungen müssen grundsätzlich zehn Jahre aufbewahrt werden. Bei einer XRechnung gehört die strukturierte Originaldatei zur Rechnung. Speichern Sie deshalb das XML unverändert und dokumentieren Sie den Versand oder die erfolgreiche Einreichung. Ein zusätzlich abgelegtes PDF ist für die schnelle Kontrolle hilfreich, ersetzt das Originalformat aber nicht.

Für Vermieter mit wenigen Wohnungen muss das keine komplizierte Infrastruktur bedeuten. Entscheidend ist ein fester Ablauf: Rechnung erzeugen, Datei eindeutig ablegen, Versandnachweis sichern und Storno oder Korrektur mit der Originalrechnung verknüpfen. Bei lokal installierter Software bleiben diese Unterlagen auf dem eigenen PC. Das gibt Ihnen Kontrolle, ersetzt aber kein regelmäßiges Backup auf einem getrennten, geschützten Speichermedium.

Wer seine Rechnungen fortlaufend nummeriert, Änderungen dokumentiert und Quartalsauswertungen sauber vorbereitet, macht nicht nur die XRechnung leichter. Auch die Übergabe an den Steuerberater wird übersichtlicher.

Eine XRechnung ist für Ferienwohnungsvermieter kein Standard für jede Abreise. Sie ist ein klar abgegrenzter Prozess für öffentliche Auftraggeber. Wenn Sie die Empfängerdaten früh abfragen, Leistungen sauber erfassen und die Originaldatei geordnet archivieren, bleibt auch dieser Sonderfall genau das: eine beherrschbare Rechnung, nicht ein zusätzlicher Verwaltungsapparat.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Bitte wenden Sie sich bei konkreten Fragen an Ihren Steuerberater.