Leitfaden §14 UStG für Beherbergungsrechnungen

Ein Gast bittet nach dem Aufenthalt um eine Rechnung für seine Firma. Jetzt müssen Name und Anschrift stimmen, die Übernachtung korrekt besteuert sein und die Rechnung später auch dem Steuerberater standhalten. Genau dafür ist dieser Leitfaden §14 UStG Beherbergungsrechnung gedacht: für Vermieter, die Belege sauber erstellen wollen, ohne aus jeder Buchung ein Steuerprojekt zu machen.

Bei Rechnungen für Ferienwohnungen, Pensionen oder Gästezimmer zählt nicht nur der Endbetrag. Entscheidend ist, ob die Rechnung die gesetzlichen Pflichtangaben enthält, die Leistung nachvollziehbar beschreibt und den richtigen Umsatzsteuerausweis verwendet. Der Aufwand bleibt überschaubar, wenn Sie einen festen Ablauf nutzen.

Wann §14 UStG für Ihre Beherbergungsrechnung gilt

§14 Umsatzsteuergesetz regelt, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss. Die Vorschrift ist besonders relevant, wenn Sie als Unternehmer an andere Unternehmer oder an juristische Personen abrechnen. Der Firmenkunde benötigt eine ordnungsgemäße Rechnung in der Regel, um einen möglichen Vorsteuerabzug geltend zu machen.

Auch bei privaten Gästen ist eine nachvollziehbare Rechnung sinnvoll. Sie dokumentiert die Buchung, den Aufenthalt, Zahlungen und gegebenenfalls Stornierungen. Für Ihre eigenen Unterlagen und die spätere steuerliche Aufbereitung ist das ebenso hilfreich.

Ob Sie Umsatzsteuer ausweisen, hängt von Ihrer steuerlichen Einordnung ab. Regelbesteuerte Vermieter führen Umsatzsteuer ab. Kleinunternehmer nach §19 UStG dürfen keine Umsatzsteuer offen ausweisen. Das ist kein Detail: Ein unberechtigter Steuerausweis kann dazu führen, dass die ausgewiesene Steuer trotzdem geschuldet wird.

Diese Pflichtangaben gehören auf die Rechnung

Eine Beherbergungsrechnung nach §14 UStG muss den Geschäftsvorfall eindeutig machen. Bei Rechnungen über 250 Euro brutto gehören regelmäßig diese Angaben hinein:

• Ihr vollständiger Name oder Firmenname sowie Ihre vollständige Anschrift
• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• das Ausstellungsdatum und eine einmalige Rechnungsnummer
• Art und Umfang der Leistung sowie der konkrete Leistungszeitpunkt
• Entgelt, Umsatzsteuersatz, Steuerbetrag und Gesamtbetrag

Für die Praxis heißt das: Schreiben Sie nicht nur „Übernachtung“. Besser ist eine konkrete Leistungsbeschreibung wie „Übernachtung in Ferienwohnung Seeblick, 12. bis 15. Mai 2026, 3 Nächte“. Bei mehreren Positionen sollten Übernachtung, Frühstück, Parkplatz oder Endreinigung getrennt erkennbar sein, wenn unterschiedliche Steuerregeln gelten können.

Der Leistungszeitpunkt ist häufig die häufigste Lücke. Das Rechnungsdatum allein reicht nicht aus. Bei einer Unterkunft geben Sie üblicherweise den Aufenthaltszeitraum an. Stimmen Rechnungsdatum und Leistungsdatum ausnahmsweise überein, kann ein Hinweis wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ genügen. Bei mehrtägigen Aufenthalten ist der Zeitraum aber klarer.

Eine Rechnungsnummer muss eindeutig sein. Sie muss nicht zwingend ohne jede Lücke verlaufen, wohl aber nur einmal vergeben werden. Sinnvoll sind nachvollziehbare Nummernkreise, etwa nach Jahr oder Betriebsbereich. Wichtig ist, dass Sie die Nummerierung dauerhaft kontrollieren und Rechnungen später schnell wiederfinden.

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Liegt der Gesamtbetrag bei höchstens 250 Euro brutto, gelten vereinfachte Anforderungen. Name und Anschrift des Leistungsempfängers, eine fortlaufende Rechnungsnummer sowie der gesonderte Steuerbetrag sind dann nicht zwingend erforderlich. Dennoch ist eine vollständige Rechnung oft die bessere Lösung, besonders bei Geschäftsreisenden. Sie spart Rückfragen und vermeidet, dass Sie denselben Beleg später noch einmal erstellen müssen.

Der richtige Steuersatz bei Übernachtung und Nebenleistungen

Die reine kurzfristige Beherbergung wird in Deutschland grundsätzlich mit 7 Prozent Umsatzsteuer besteuert. Das betrifft die Übernachtungsleistung selbst. Viele Zusatzleistungen unterliegen dagegen regelmäßig dem Regelsteuersatz von 19 Prozent.

Typische Beispiele sind Frühstück, Verpflegung, Getränke, Wellnessangebote oder separat berechnete Leistungen. Auch bei einer Endreinigung kommt es auf die konkrete Gestaltung an. Ist sie eine unselbständige Nebenleistung zur Übernachtung oder wird sie eigenständig vereinbart und berechnet? Diese Abgrenzung kann im Einzelfall relevant sein. Wer unterschiedliche Leistungen anbietet, sollte sie transparent ausweisen statt pauschal einen Steuersatz auf den gesamten Betrag anzuwenden.

Ein Praxisfall: Für drei Nächte berechnen Sie 300 Euro, für Frühstück 45 Euro und für einen Parkplatz 24 Euro. Die Übernachtung ist als eigene Position mit 7 Prozent auszuweisen. Frühstück und Parkplatz können mit 19 Prozent zu behandeln sein. Auf der Rechnung müssen Nettobeträge, Steuersätze und Steuerbeträge je Steuergruppe nachvollziehbar sein.

Bei Pauschalangeboten ist besondere Sorgfalt nötig. Ein Gesamtpreis mit „inklusive Frühstück“ wirkt für Gäste angenehm, kann die korrekte steuerliche Aufteilung aber erschweren. Eine interne Aufteilung und eine klare Rechnungsdarstellung geben Ihnen Sicherheit. Bei regelmäßig wechselnden Paketen lohnt es sich, die steuerliche Behandlung einmal mit dem Steuerberater abzustimmen.

Kurtaxe, Tourismusabgabe und durchlaufende Beträge

Die Kurtaxe oder Tourismusabgabe ist kommunal geregelt. Ob und wie sie auf Ihrer Rechnung erscheint, hängt deshalb von der örtlichen Satzung und Ihrer Rolle bei der Erhebung ab. Ziehen Sie die Abgabe lediglich im Namen und für Rechnung der Gemeinde ein, kann ein durchlaufender Posten vorliegen. Dann gehört sie nicht automatisch in Ihre umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage.

Rechnen Sie die Abgabe getrennt, eindeutig und mit dem passenden Hinweis ab. Vermischen Sie sie nicht mit dem Übernachtungspreis. Das hilft Gästen, Ihrer Buchhaltung und dem Steuerberater. Entscheidend sind immer die konkrete Gemeindesatzung und die vertragliche Ausgestaltung.

So formulieren Kleinunternehmer ihre Rechnung richtig

Wer die Kleinunternehmerregelung anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus. Auf der Rechnung genügt nicht, Steuerbetrag und Steuersatz einfach wegzulassen. Der Grund sollte klar genannt werden, zum Beispiel: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Formulierungen wie „inklusive 7 % Umsatzsteuer“ oder ein ausgewiesener Steuerbetrag sind dann falsch. Ebenso sollte eine Kleinunternehmerrechnung nicht den Eindruck erwecken, der Gast könne Vorsteuer ziehen. Gerade Firmenkunden fragen danach häufig nach. Eine klare Rechnung schafft hier von Beginn an Verlässlichkeit.

Beachten Sie: Die Kleinunternehmerregelung und die Frage, ob eine Leistung Beherbergung oder Zusatzleistung ist, sind zwei verschiedene Themen. Als Kleinunternehmer führen Sie auf Ihre Umsätze keine Umsatzsteuer ab. Als Regelunternehmer müssen Sie die Leistungen dagegen steuerlich zutreffend aufteilen.

Rechnungen korrigieren statt still überschreiben

Ein falscher Firmenname, ein fehlender Leistungszeitraum oder ein fehlerhafter Steuerbetrag lässt sich korrigieren. Ändern Sie eine bereits versandte Rechnung aber nicht stillschweigend. Erstellen Sie stattdessen eine nachvollziehbare Berichtigung mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnungsnummer und dem Hinweis, was genau berichtigt wird.

Bei einer vollständigen Rückabwicklung, etwa nach einer Stornierung mit Rückzahlung, ist eine Stornorechnung oder Gutschrift sinnvoll. Sie sollte auf die ursprüngliche Rechnung verweisen und die Beträge eindeutig aufheben. So bleibt der Vorgang für Sie, den Gast und die Buchhaltung prüfbar.

Rechnungskorrekturen sind kein Zeichen schlechter Organisation. Sie gehören zum Vermietungsalltag. Problematisch wird es erst, wenn alte Dateien überschrieben, Beträge nachträglich verändert oder Belege ohne Zusammenhang neu ausgestellt werden.

E-Rechnung: Was Vermieter jetzt beachten sollten

Seit 2025 müssen inländische Unternehmer grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich zu empfangen. Eine PDF-Rechnung per E-Mail gilt dabei steuerlich nicht automatisch als strukturierte E-Rechnung. Gemeint sind Rechnungen in einem maschinenlesbaren Format, etwa ZUGFeRD oder XRechnung.

Für das Ausstellen strukturierter E-Rechnungen gelten Übergangsregelungen. Ob und ab wann Sie im konkreten Fall eine E-Rechnung versenden müssen, richtet sich unter anderem nach Umsatz, Empfängerkreis und den gesetzlichen Übergangsfristen. Bei Beherbergungsleistungen an private Gäste greifen diese B2B-Vorgaben ohnehin nicht in gleicher Weise.

Praktisch ist eine Lösung, die sowohl eine lesbare PDF-Rechnung als auch bei Bedarf ein ZUGFeRD-fähiges Format erzeugen kann. Entscheidend bleibt: Die Rechnungsinhalte müssen korrekt sein. Ein modernes Format ersetzt keine Pflichtangabe.

Belege revisionssicher organisieren

Rechnungen sind steuerlich relevante Unterlagen. Sie müssen lesbar bleiben, geordnet gespeichert und innerhalb der gesetzlichen Fristen verfügbar sein. Für digitale Belege bedeutet das: Nicht nur das PDF ablegen, sondern auch nachvollziehbar dokumentieren, wann und wie der Beleg erstellt oder korrigiert wurde.

Bei allen organisatorischen Fragen gilt: GoBD-Konformität entsteht nicht allein durch ein Programm. Sie braucht auch einen verlässlichen Prozess. Legen Sie fest, wer Rechnungen erstellt, wie Korrekturen erfolgen und wo Belege archiviert werden. Dann bleibt Ihre Abrechnung auch dann verständlich, wenn Monate später eine Rückfrage kommt.

Eine gute Beherbergungsrechnung soll nicht kompliziert wirken. Sie muss nur eindeutig sein: Wer hat was wann erhalten, zu welchem Preis und mit welcher steuerlichen Behandlung? Wenn diese Fragen auf dem Beleg klar beantwortet sind, ist der wichtigste Teil Ihrer Rechnungsroutine bereits erledigt.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Bitte wenden Sie sich bei konkreten Fragen an Ihren Steuerberater.