E-Rechnungspflicht für Unterkunftsvermieter erklärt

Wer eine Ferienwohnung oder Pension vermietet, stellt längst nicht nur Rechnungen an Urlaubsgäste aus. Kommt ein Handwerksbetrieb auf Montage, bucht ein Unternehmen für Mitarbeitende oder rechnet eine Agentur eine Unterkunft ab, gelten andere Regeln. Die E-Rechnungspflicht für Unterkunftsvermieter verständlich erklärt heißt vor allem: Sie müssen unterscheiden, wer Ihr Gast ist, wer zahlt und in welchem Format die Rechnung benötigt wird.

Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen deutschen Unternehmen gesetzlich verankert. Das betrifft auch kleine Beherbergungsbetriebe. Die gute Nachricht: Für typische Übernachtungen von Privatgästen ändert sich dadurch zunächst nichts. Handlungsbedarf besteht aber bei Firmenkunden und bei den eigenen Prozessen zum Rechnungsempfang.

Was ist eine E-Rechnung überhaupt?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung, die per E-Mail verschickt wird. Auch eine PDF-Rechnung ist nach der neuen Definition grundsätzlich keine E-Rechnung. Entscheidend ist, dass die Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat vorliegt und der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

Praktisch verbreitet sind Formate wie XRechnung und ZUGFeRD. Bei ZUGFeRD enthält eine PDF-Datei zusätzlich strukturierte Rechnungsdaten im Hintergrund. Der Empfänger kann die Rechnung lesen, seine Buchhaltung kann die Daten aber auch automatisiert übernehmen. Das spart bei wiederkehrenden Firmenbuchungen Zeit und reduziert Übertragungsfehler.

Eine Word-Datei, ein gescanntes Dokument oder ein gewöhnliches Rechnungs-PDF gelten dagegen als „sonstige Rechnung“. Sie können in Übergangszeiten weiter zulässig sein, erfüllen aber nicht dauerhaft die Anforderungen an eine E-Rechnung.

Für welche Vermietungen gilt die E-Rechnungspflicht?

Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen zwei inländischen Unternehmern, also B2B-Geschäfte innerhalb Deutschlands. Maßgeblich ist nicht allein, wer im Zimmer übernachtet. Entscheidend ist, ob ein Unternehmen die Unterkunft für betriebliche Zwecke bucht und die Rechnung als Unternehmer erhält.

Ein Beispiel: Eine GmbH bucht für eine Monteurin fünf Übernachtungen und verlangt die Rechnung auf ihren Firmennamen. Das ist typischerweise ein B2B-Fall. Bucht dieselbe Person die Unterkunft privat und bezahlt selbst, bleibt es ein Geschäft mit einer Privatperson - selbst wenn sie auf Dienstreise ist und sich die Kosten später erstatten lässt.

Für Rechnungen an private Urlaubsgäste besteht keine E-Rechnungspflicht. Sie können weiterhin eine gewöhnliche PDF-Rechnung oder eine Papierrechnung ausstellen. Auch bei ausländischen Geschäftskunden greifen eigene Regeln. Die deutsche Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung bezieht sich grundsätzlich auf inländische B2B-Umsätze. Bei Grenzfällen, etwa einer Rechnung an eine ausländische Firma mit deutscher Betriebsstätte, sollte der konkrete Sachverhalt steuerlich geprüft werden.

Die Fristen: Empfangen ab 2025, versenden später

Für Unterkunftsvermieter ist die zeitliche Staffelung besonders relevant. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das gilt unabhängig davon, ob Sie selbst bereits E-Rechnungen ausstellen müssen. Ein E-Mail-Postfach genügt grundsätzlich als Empfangsweg, sofern Sie strukturierte Rechnungsdateien annehmen und aufbewahren können.

Für das Ausstellen gelten Übergangsregeln. Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen für inländische B2B-Umsätze in der Regel noch als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Bis Ende 2027 verlängert sich diese Möglichkeit für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Ab 2028 soll die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich dann der Regelfall sein.

Das bedeutet nicht, dass kleine Vermieter bis 2028 abwarten sollten. Firmenkunden können schon heute nach einem strukturierten Format fragen. Wer die Rechnungserstellung rechtzeitig einrichtet, muss nicht unter Zeitdruck Prozesse ändern, wenn ein wichtiger Auftraggeber eine ZUGFeRD- oder XRechnung verlangt.

Kleinunternehmer: Was gilt bei § 19 UStG?

Die Kleinunternehmerregelung wird häufig mit einer vollständigen Ausnahme verwechselt. Das stimmt nur teilweise. Kleinunternehmer müssen seit 2025 grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können, wenn sie als Unternehmer Rechnungen von anderen deutschen Unternehmen erhalten.

Bei der Ausstellung eigener Rechnungen sind Kleinunternehmer von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Sie dürfen also weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Auf der Rechnung muss der Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG korrekt stehen. Umsatzsteuer wird nicht ausgewiesen.

Trotz dieser Ausnahme kann ein Firmenkunde ein maschinenlesbares Format praktisch erwarten. Das ist keine gesetzliche Pflicht des Kleinunternehmers, aber eine Frage eines professionellen Ablaufs. Wer regelmäßig an Unternehmen vermietet, sollte daher prüfen, ob die eigene Software ZUGFeRD-fähige Rechnungen erstellen kann.

Was auf der Rechnung für eine Unterkunft stehen muss

Die E-Rechnung ändert nicht die inhaltlichen Anforderungen an eine ordentliche Rechnung. Sie ergänzt vor allem das Format. Gerade bei Übernachtungen sollte die Leistungsbeschreibung so klar sein, dass Gast, Zeitraum und Entgelt nachvollziehbar bleiben.

Bei umsatzsteuerpflichtigen Vermietungen sind Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Leistungszeitraum, Nettoentgelt, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag erforderlich. Bei Rechnungen über Kleinbeträge gelten vereinfachte Vorgaben, doch eine saubere Dokumentation ist auch dort sinnvoll.

Achten Sie zudem auf Besonderheiten Ihrer Unterkunft. Übernachtung, Frühstück, Reinigung, Parkplatz oder gesondert abgerechnete Leistungen können unterschiedlich zu behandeln sein. Die Tourismusabgabe ist ebenfalls sauber auszuweisen und nachvollziehbar zu dokumentieren. Eine Rechnung sollte nicht nur korrekt aussehen, sondern sich auch Monate später ohne Rätsel für Sie und Ihren Steuerberater erklären lassen.

E-Rechnungspflicht für Unterkunftsvermieter praktisch umsetzen

Der Aufwand bleibt überschaubar, wenn Sie Rechnungen nicht erst am Monatsende zusammensuchen. Entscheidend sind ein klarer Empfangsweg, eine passende Rechnungsvorlage und eine revisionssichere Ablage.

Diese vier Schritte schaffen eine belastbare Grundlage:

• Richten Sie eine feste E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen ein und kontrollieren Sie sie regelmäßig.
• Klären Sie bei Firmenbuchungen bereits vor der Anreise, auf welchen Namen die Rechnung ausgestellt wird und ob ein E-Rechnungsformat gewünscht ist.
• Prüfen Sie, ob Ihre Rechnungssoftware ZUGFeRD oder ein anderes EN-16931-konformes Format erzeugt und Rechnungsnummern fortlaufend vergibt.
• Bewahren Sie die originale E-Rechnung inklusive strukturierter Daten und die zugehörigen Unterlagen entsprechend den Aufbewahrungspflichten auf.

Die Aufbewahrung ist kein Nebenthema. Wird eine E-Rechnung empfangen, sollte nicht nur ein ausgedruckter Sichtbeleg abgelegt werden. Relevant ist auch die digitale Originaldatei. Sie muss während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist verfügbar, lesbar und nachvollziehbar bleiben. Ein geordneter lokaler Ordner mit nachvollziehbarer Benennung kann für kleine Betriebe ausreichend sein, sofern der Prozess die Anforderungen an Ordnung und Unveränderbarkeit berücksichtigt.

Lokale Software statt Rechnungssuche in mehreren Systemen

Für kleine und mittlere Vermieter muss die E-Rechnung nicht den Einstieg in ein umfangreiches Property-Management-System bedeuten. Sinnvoller ist eine Lösung, die die tatsächlichen Aufgaben abdeckt: Angebot erstellen, Buchung abrechnen, Stornierung dokumentieren, Tourismusabgabe berücksichtigen und bei Firmenkunden eine passende Rechnung ausgeben.

Wenn Sie heute eine Firmenbuchung abrechnen, genügt eine einfache Vorprüfung: Ist der Rechnungsempfänger ein inländisches Unternehmen, gilt eine Übergangsfrist oder wird bereits eine E-Rechnung verlangt? Mit dieser Frage am Anfang des Vorgangs bleibt die Rechnung am Ende kein Sonderfall, sondern ein sauberer Teil Ihres Vermietungsalltags.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Bitte wenden Sie sich bei konkreten Fragen an Ihren Steuerberater.