E-Rechnung in der Vermietung richtig umsetzen

Eine Rechnung an den Firmenkunden, die kurz vor Abreise noch eine korrekte Rechnung für seine Buchhaltung braucht, sollte kein Sonderfall sein. Bei der E-Rechnung in der Vermietung geht es deshalb nicht um ein zusätzliches Dateiformat für die Ablage. Es geht darum, Rechnungen so zu erstellen, dass sie von Buchhaltungsprogrammen verarbeitet werden können - und dass Ihre eigenen Abläufe dabei überschaubar bleiben.

Für Vermieter von Ferienwohnungen, Pensionen und Gästezimmern ist vor allem eine Unterscheidung entscheidend: Die neue Pflicht betrifft nicht jede Übernachtungsrechnung. Sie betrifft in erster Linie inländische Umsätze zwischen Unternehmen. Rechnungen an private Urlaubsgäste bleiben davon grundsätzlich unberührt.

Wann gilt die E-Rechnung in der Vermietung?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das betrifft auch kleine Vermietungsbetriebe, wenn sie Leistungen von anderen Unternehmen beziehen. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür in vielen Fällen. Wichtig ist aber, dass die Rechnung nicht nur ankommt, sondern während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist lesbar und prüfbar bleibt.

Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen. Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen für inländische B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen oder - mit Zustimmung des Empfängers - andere elektronische Rechnungen wie einfache PDFs verwenden. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich diese Übergangsregel in der Regel bis Ende 2027. Ab 2028 wird die strukturierte E-Rechnung im B2B-Bereich zum Regelfall.

Für die Kurzzeitvermietung heißt das praktisch: Vermieten Sie an private Reisende, ist die Rechnung meist keine Pflicht-E-Rechnung. Stellt ein Unternehmen für einen Mitarbeiter, Monteur oder Außendienstler die Buchung in Rechnung, liegt häufig ein B2B-Fall vor. Dann sollte Ihre Rechnung die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen, sobald die Übergangsfristen für Ihren Betrieb nicht mehr gelten.

Sonderfälle gibt es trotzdem. Kleinbetragsrechnungen, bestimmte steuerfreie Umsätze und grenzüberschreitende Sachverhalte können anders behandelt werden. Auch bei Buchungen über Vermittlungsplattformen kommt es darauf an, wer tatsächlich Leistungsempfänger ist und wer die Rechnung erhält. Bei wiederkehrenden Zweifeln gehört diese Einordnung mit dem Steuerberater geklärt - einmal sauber eingerichtet, spart sie später viel Rückfragearbeit.

Was eine echte E-Rechnung von einem PDF unterscheidet

Ein PDF sieht professionell aus und ist für Gäste angenehm zu lesen. Eine E-Rechnung im rechtlichen Sinn muss jedoch mehr können: Sie enthält strukturierte Daten, die ein Buchhaltungsprogramm automatisch auslesen kann. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Beträge, Steuersätze, Leistungszeitraum und Empfängerdaten liegen dabei in einem maschinenlesbaren Format vor.

Ein normales, per E-Mail versendetes PDF ist deshalb ab 2025 nicht automatisch eine E-Rechnung. Es bleibt während der Übergangszeit ein zulässiges anderes elektronisches Rechnungsformat, erfüllt aber nicht die künftige Pflicht zur strukturierten Rechnung.

Für Vermieter sind vor allem zwei Formate relevant. XRechnung besteht aus strukturierten XML-Daten und ist auf den automatischen Austausch ausgelegt. ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Der Empfänger kann die Rechnung ansehen, während seine Buchhaltung die Daten automatisiert übernimmt. Gerade bei Firmenkunden ist ZUGFeRD oft praktikabel, weil die Rechnung für Menschen und Programme zugleich nutzbar bleibt.

Entscheidend ist nicht der Dateiname, sondern die inhaltliche Qualität. Eine Datei mit der Endung XML ist nicht zwangsläufig korrekt. Das Format muss die technischen Anforderungen erfüllen, und die Rechnungsangaben müssen weiterhin steuerlich stimmen.

Diese Angaben bleiben unverzichtbar

Die E-Rechnung ersetzt keine ordentliche Rechnung. Angaben nach § 14 UStG bleiben maßgeblich: Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden, Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Leistungsdatum, Art und Umfang der Leistung, Entgelt sowie Steuerbetrag oder ein korrekter Hinweis auf die angewendete Steuerregelung.

Im Vermietungsalltag ist der Leistungszeitraum besonders wichtig. Statt nur Übernachtung sollten die Daten klar zeigen, für welchen Zeitraum die Unterkunft berechnet wird. Werden Extras getrennt berechnet, etwa Frühstück, Parkplatz oder Reinigung, sollten diese nachvollziehbar ausgewiesen sein. Für Beherbergungsleistungen und Zusatzleistungen können unterschiedliche Umsatzsteuersätze gelten. Eine pauschale Einstellung ohne Prüfung passt daher nicht zu jedem Betrieb.

Kleinunternehmer müssen ebenfalls auf eine saubere Formulierung achten. Wer § 19 UStG anwendet, darf keine Umsatzsteuer ausweisen und benötigt den passenden Hinweis auf der Rechnung. Auch dieser Hinweis muss im strukturierten Datensatz richtig abgebildet sein - nicht nur sichtbar im PDF.

E-Rechnung Vermietung: Ein Ablauf, der im Alltag funktioniert

Der sinnvollste Weg ist nicht, jede Firmenbuchung erst bei Abreise gesondert zu prüfen. Legen Sie die relevanten Angaben bereits beim Anlegen der Buchung an: Ist der Gast privat unterwegs oder reist er im Auftrag eines Unternehmens? Lautet der Rechnungsempfänger auf eine Firma? Welche Anschrift, Kostenstelle oder Bestellnummer erwartet der Kunde?

Danach sollte die Rechnung aus festen Daten entstehen. Unterkunft, An- und Abreise, Anzahl der Nächte, vereinbarter Preis, Steuersatz und mögliche Zusatzleistungen werden einmal erfasst und nicht bei jeder Rechnung neu zusammengesucht. Das reduziert Tippfehler und verhindert, dass die Rechnung vom Buchungsbeleg abweicht.

Bei der Ausgabe wählen Sie für Firmenkunden ein geeignetes E-Rechnungsformat. Für private Gäste kann ein klar lesbares PDF weiter der richtige Weg sein. Das ist kein Widerspruch, sondern eine saubere Trennung nach Empfänger und Anforderung.

Auch eine Tourismusabgabe sollte nachvollziehbar behandelt werden. Ob und wie sie auf der Rechnung erscheint, hängt von der Satzung der jeweiligen Gemeinde und von Ihrer konkreten Abrechnung ab. Automatische Berechnungen sind hilfreich, ersetzen aber nicht die korrekte Grundlage: Ort, Zeitraum, Personenzahl, Befreiungen und die jeweils geltenden Regeln müssen stimmen.

Empfang, Prüfung und Archivierung nicht vergessen

Die Pflicht zum Empfang wird oft unterschätzt. Eine E-Rechnung kann als XML-Datei, als ZUGFeRD-PDF oder über einen vereinbarten Übermittlungsweg eingehen. Ohne passende Software wirkt eine XML-Datei auf den ersten Blick wie unübersichtlicher Code. Das ist kein Fehler der Rechnung - sie ist für die maschinelle Verarbeitung gedacht.

Für die Praxis brauchen Sie deshalb einen festen Eingangskanal und eine nachvollziehbare Ablage. Eingehende und ausgehende Rechnungen sollten im ursprünglichen elektronischen Format gespeichert werden. Ein Ausdruck oder ein nachträglich erzeugtes Bild genügt nicht als Ersatz für die Originaldatei. Gleichzeitig müssen die Unterlagen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist verfügbar, lesbar und gegen unbemerkte Änderungen geschützt sein.

Hier trifft die E-Rechnung auf die GoBD. Es geht nicht nur um das Aufbewahren einer Datei, sondern auch um eine nachvollziehbare Dokumentation: Wann wurde die Rechnung erstellt oder empfangen? Welche Buchung gehört dazu? Wurde sie storniert oder berichtigt? Besonders bei Stornierungen ist es besser, die ursprüngliche Rechnung nicht einfach zu überschreiben. Eine eindeutige Stornorechnung oder Korrekturrechnung schafft eine belastbare Spur für Sie und Ihren Steuerberater.

Lokale Software oder Cloud: Was passt zum Betrieb?

Eine Cloud-Lösung kann sinnvoll sein, wenn mehrere Personen an unterschiedlichen Orten gleichzeitig arbeiten oder Rechnungen direkt an ein umfangreiches Buchhaltungssystem angebunden werden sollen. Dafür geben Sie Daten an einen externen Dienst weiter und sind auf Internetzugang, Benutzerverwaltung und die Prozesse des Anbieters angewiesen.

Für viele kleinere Vermietungsbetriebe ist das nicht zwingend nötig. Wer die Rechnungen selbst erstellt, die Daten auf dem eigenen Rechner behalten möchte und einen klaren Ablauf bevorzugt, fährt mit einer lokalen Anwendung oft ruhiger. Ihre Daten, Ihr PC - und keine Abhängigkeit davon, ob eine Plattform gerade erreichbar ist.

So bereiten Sie Ihren Betrieb jetzt vor

Prüfen Sie zunächst nicht die Technik, sondern Ihre Rechnungsempfänger. Wie viele Rechnungen gehen tatsächlich an Unternehmen? Welche Kunden verlangen bereits ZUGFeRD oder XRechnung? Bei einer Ferienwohnung mit fast ausschließlich privaten Gästen ist der Handlungsdruck beim Versand geringer als bei einer Pension mit vielen Monteuren und Geschäftsreisenden.

Erfassen Sie anschließend die Unternehmensdaten vollständig und entscheiden Sie, welches Format Sie für diese Kunden anbieten. Testen Sie den Versand mit einer Musterrechnung, bevor eine dringende Rechnung nach dem Check-out erstellt werden muss. Prüfen Sie außerdem, ob Rechnungsnummern, Steuerschlüssel, Leistungszeiträume und Hinweise für Kleinunternehmer konsequent aus Ihren Stammdaten übernommen werden.

Der beste Zeitpunkt für die Umstellung ist nicht der Tag, an dem ein Firmenkunde eine XML-Datei verlangt. Wenn die Abläufe heute klar eingerichtet sind, bleibt die E-Rechnung dort, wo sie hingehört: als verlässlicher Teil Ihrer Vermietungsverwaltung - nicht als neues Projekt zwischen Anreise, Reinigung und Abrechnung.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Bitte wenden Sie sich bei konkreten Fragen an Ihren Steuerberater.