Wer eine Ferienwohnung, Pension oder Gästezimmer vermietet, stellt oft Rechnungen zwischen Anreise, Reinigung, Stornierung und Quartalsabrechnung aus. Bei der E-Rechnung-Pflicht für Vermieter 2026 ist deshalb vor allem eine Frage entscheidend: An wen wird die Rechnung gestellt? Denn nicht jede Übernachtung und nicht jede Vermietung fällt unter dieselben Regeln.

Für kleine und mittlere Beherbergungsbetriebe gilt: 2026 besteht noch keine allgemeine Pflicht, Rechnungen ausschließlich als E-Rechnung zu versenden. Dennoch müssen Sie sich mit dem Thema befassen. Im inländischen B2B-Geschäft müssen Unternehmen seit 2025 grundsätzlich elektronische Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen. Wer diese Unterscheidung kennt, vermeidet unnötige Umstellungen ebenso wie vermeidbare Fehler.

Was eine E-Rechnung rechtlich bedeutet

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung, die per E-Mail kommt. Ein normales PDF ist zwar digital versendet, aber in der Regel keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn.

Gemeint ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format. Dazu zählen insbesondere Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Die Rechnungsdaten liegen darin so vor, dass Buchhaltungsprogramme sie automatisiert auslesen und weiterverarbeiten können. Ein PDF kann bei ZUGFeRD zusätzlich enthalten sein, ist aber nicht der entscheidende Bestandteil.

Die neuen Vorgaben betreffen Rechnungen zwischen im Inland ansässigen Unternehmern für steuerpflichtige Leistungen im Inland. Entscheidend sind also mehrere Voraussetzungen gleichzeitig: Ihr Betrieb und der Rechnungsempfänger handeln unternehmerisch, beide sitzen im Inland und die abgerechnete Leistung ist umsatzsteuerpflichtig.

Bei der Kurzzeitvermietung kann das zum Beispiel eine Rechnung an ein Unternehmen sein, das für einen Mitarbeiter eine Unterkunft gebucht hat. Die private Familie, die ein Wochenende in der Ferienwohnung verbringt, fällt dagegen nicht unter die B2B-Regelung.

E-Rechnung-Pflicht für Vermieter 2026: Was konkret gilt

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das gilt auch dann, wenn sie selbst noch keine E-Rechnungen ausstellen müssen. Praktisch genügt häufig zunächst ein geeignetes E-Mail-Postfach, sofern strukturierte Rechnungsdateien dort angenommen, sicher gespeichert und bei Bedarf lesbar gemacht werden können.

Für das Ausstellen von Rechnungen läuft 2026 noch eine Übergangsphase. Vermieter dürfen bei inländischen B2B-Umsätzen im Regelfall weiterhin Papierrechnungen oder sonstige elektronische Rechnungen wie PDFs verwenden. Bei einer PDF-Rechnung braucht es während dieser Übergangszeit grundsätzlich das Einverständnis des Empfängers. In der Praxis wird dieses Einverständnis oft bereits durch eingespielte Kommunikation per E-Mail vorliegen. Für klare Abläufe sollte es dennoch nachvollziehbar sein.

Ab 2027 wird die Übergangsregel für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro enger. Sie müssen für die betroffenen inländischen B2B-Umsätze grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Ab 2028 soll die Pflicht dann grundsätzlich für alle inländischen B2B-Unternehmen gelten, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift.

Für viele kleine Vermieter heißt das: 2026 ist ein Vorbereitungsjahr, kein Grund für hektische Systemwechsel. Wer heute seine Rechnungsvorlagen, Kundendaten und Ablage sauber organisiert, schafft eine gute Grundlage für die späteren Anforderungen.

Private Gäste, Firmenkunden und Dauervermietung unterscheiden

Im Vermietungsalltag werden verschiedene Fälle leicht vermischt. Für die E-Rechnungspflicht sind sie aber nicht gleich zu behandeln.

Eine Rechnung an einen privaten Urlaubsgast ist eine B2C-Rechnung. Die E-Rechnungspflicht greift dafür nicht. Sie können dem Gast weiterhin eine Papierrechnung oder ein PDF ausstellen, sofern die sonstigen Rechnungsanforderungen erfüllt sind.

Bei einer Rechnung an eine Firma für die Unterbringung eines Mitarbeiters liegt dagegen regelmäßig ein B2B-Fall vor. Handelt es sich um eine steuerpflichtige kurzfristige Beherbergungsleistung und sind beide Unternehmen im Inland ansässig, sind die Regeln zur E-Rechnung relevant. 2026 dürfen Sie meist noch PDF oder Papier nutzen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.

Anders kann es bei der klassischen langfristigen Wohnraumvermietung aussehen. Diese ist häufig nach § 4 Nr. 12 UStG umsatzsteuerfrei. Umsatzsteuerfreie Umsätze sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung grundsätzlich ausgenommen. Die Abgrenzung zwischen steuerfreier Wohnraumüberlassung und steuerpflichtiger kurzfristiger Beherbergung hängt jedoch vom konkreten Leistungsbild ab. Möblierung, Aufenthaltsdauer, Zusatzleistungen und die tatsächliche Nutzung können eine Rolle spielen.

Auch bei ausländischen Geschäftskunden gilt nicht automatisch dieselbe Regel wie bei deutschen Firmenkunden. Die deutsche E-Rechnungspflicht richtet sich zunächst auf bestimmte inländische B2B-Umsätze. Bei grenzüberschreitenden Sachverhalten sollten Sie die umsatzsteuerliche Behandlung im Einzelfall mit Ihrem Steuerberater abstimmen.

Kleinunternehmer: Empfang ja, Versand 2026 meist noch offen

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ändert nicht alles. Kleinunternehmer müssen seit 2025 ebenfalls E-Rechnungen empfangen können, wenn sie als Unternehmer im Inland tätig sind. Das ist besonders relevant, wenn Sie Leistungen von Handwerkern, Dienstleistern, Agenturen oder Geschäftspartnern beziehen.

Bei der Ausstellung eigener Rechnungen profitieren Kleinunternehmer von Erleichterungen. Sie sind von der künftigen Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen grundsätzlich ausgenommen und können andere Rechnungsformate nutzen. Unabhängig davon müssen ihre Rechnungen inhaltlich korrekt sein. Dazu gehört insbesondere ein klarer Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung statt eines Umsatzsteuerausweises.

Wer nicht unter § 19 UStG fällt, sollte auf Rechnungen für Übernachtungen den passenden Steuersatz, Leistungszeitraum, Rechnungsnummer, vollständige Anschriften und alle weiteren Pflichtangaben nach § 14 UStG sauber ausweisen. Eine strukturierte Datei ersetzt keine korrekten Rechnungsdaten.

Was Vermieter jetzt praktisch einrichten sollten

Zunächst lohnt ein kurzer Blick auf die eigenen Rechnungsempfänger. Wie viele Rechnungen gehen an private Gäste, wie viele an Firmen, Behörden oder Reiseveranstalter? Wer überwiegend privat vermietet, wird 2026 meist nur selten von der Versandseite betroffen sein. Der Empfang von E-Rechnungen bleibt trotzdem ein Thema.

Richten Sie ein festes Postfach für Eingangsrechnungen ein und legen Sie fest, wo XML-, XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien gespeichert werden. Rechnungen sollten nicht nur im E-Mail-Postfach liegen bleiben. Für steuerliche Unterlagen braucht es eine geordnete, nachvollziehbare und unveränderbare Ablage. Die GoBD betreffen dabei nicht allein große Unternehmen.

Prüfen Sie außerdem, ob Ihre Rechnungssoftware die nötigen Angaben zuverlässig abbildet und Rechnungen fortlaufend dokumentiert. Gerade bei mehreren Wohnungen, unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen, Tourismusabgaben und Stornierungen entstehen Fehler selten durch fehlendes Wissen, sondern durch Zeitdruck und manuelle Nacharbeit.

Eine fokussierte Lösung wie Nachtio kann hier den Vermietungsalltag vereinfachen: Rechnungen, Angebote, Stornierungen und Auswertungen bleiben auf dem eigenen PC. Das ist kein Ersatz für steuerliche Beratung, schafft aber eine saubere Arbeitsgrundlage, wenn Belege, Rechnungsnummern und Abrechnungszeiträume nachvollziehbar zusammengeführt werden sollen.

Häufige Fragen zur E-Rechnung 2026

Muss ich 2026 jede Gästerechnung als XRechnung versenden?

Nein. Rechnungen an private Gäste sind nicht von der B2B-E-Rechnungspflicht erfasst. Bei inländischen Geschäftskunden gelten 2026 noch Übergangsregeln, sodass Sie im Regelfall weiterhin Papier oder PDF verwenden dürfen.

Reicht ein PDF als E-Rechnung aus?

Nein. Ein reines PDF ist keine strukturierte E-Rechnung. Es kann 2026 unter den Übergangsregeln weiterhin zulässig sein, erfüllt aber nicht automatisch die Anforderungen, die später für verpflichtende E-Rechnungen gelten.

Muss ich eine eingehende XRechnung ausdrucken?

Nein. Maßgeblich ist, dass Sie die Rechnung empfangen, lesbar machen und ordnungsgemäß aufbewahren können. Ein Ausdruck allein ersetzt die digitale Originaldatei nicht.

Gilt die Pflicht auch bei Tourismusabgaben?

Die Tourismusabgabe ist kein eigener Auslöser der E-Rechnungspflicht. Sie muss aber - soweit sie berechnet und auf der Rechnung ausgewiesen wird - korrekt in Ihre Abrechnung einfließen. Gerade hier lohnt sich eine Software, die Berechnungen nicht jedes Mal manuell nachbauen lässt.

Die Regeln werden schrittweise verbindlicher. Für 2026 reicht es, die eigene Rolle realistisch einzuordnen: private oder geschäftliche Gäste, steuerfreie oder steuerpflichtige Umsätze, Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung. Wenn diese Grundlagen stimmen, bleibt die E-Rechnung ein organisierbarer Teil Ihrer Verwaltung - und nicht der nächste unnötig komplizierte Prozess.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Bitte wenden Sie sich bei konkreten Fragen an Ihren Steuerberater.