Beispiel Steuerbefreiung bei Unterkunftsrechnung

Eine Unterkunftsrechnung mit dem Hinweis „steuerbefreit“ wirkt auf den ersten Blick einfach. In der Praxis ist ein Beispiel Steuerbefreiung bei Unterkunftsrechnung aber vor allem deshalb wichtig, weil Übernachtungen nicht automatisch von der Umsatzsteuer befreit sind. Wer die falsche Formulierung verwendet, schafft Rückfragen beim Gast, beim Firmenkunden oder beim Steuerberater - und im ungünstigen Fall eine Rechnung, die korrigiert werden muss.

Für Vermieter von Ferienwohnungen, Pensionen und Gästezimmern entscheidet zunächst nicht die Art der Unterkunft, sondern die eigene umsatzsteuerliche Situation. Der häufigste Fall ohne ausgewiesene Umsatzsteuer ist die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Das ist rechtlich etwas anderes als eine echte Steuerbefreiung nach § 4 UStG. Diese Unterscheidung gehört auf jede sauber erstellte Rechnung.

Warum „steuerbefreit“ bei Übernachtungen oft nicht passt

Die kurzfristige Beherbergung von Gästen ist grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig. Für die reine Übernachtungsleistung gilt in der Regel der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent. Zusätzliche Leistungen können anders behandelt werden: Frühstück, Getränke oder bestimmte weitere Nebenleistungen unterliegen häufig 19 Prozent Umsatzsteuer. Was als einheitliche Leistung gilt und was getrennt abzurechnen ist, hängt vom konkreten Angebot ab.

Eine Steuerbefreiung ist dagegen ein gesetzlich geregelter Sonderfall. Die Vermietung von Wohnraum kann unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei sein, etwa bei einer langfristigen Wohnraumvermietung. Die typische Ferienwohnung für einige Nächte oder Wochen fällt jedoch normalerweise nicht darunter. Wer also als regelbesteuernder Vermieter eine Wochenendbuchung abrechnet, darf nicht einfach „steuerbefreit“ auf die Rechnung schreiben.

Bei Kleinunternehmern wird Umsatzsteuer zwar nicht erhoben, die Leistung wird dadurch aber nicht zur steuerfreien Leistung. Der korrekte Hinweis bezieht sich auf § 19 UStG. Das ist mehr als Wortklauberei: Er erklärt nachvollziehbar, warum auf der Rechnung kein Steuersatz und kein Umsatzsteuerbetrag erscheint.

Wann eine Unterkunftsrechnung ohne Umsatzsteuer zulässig ist

Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden, stellen Sie Ihre Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus. Seit 2025 gelten dafür grundsätzlich folgende Umsatzgrenzen: Der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres darf 25.000 Euro nicht überschritten haben; im laufenden Kalenderjahr darf er 100.000 Euro nicht überschreiten. Bei einem Überschreiten der Grenze im laufenden Jahr kommt es auf den konkreten Zeitpunkt und die gesetzlichen Folgen an. Gerade bei stark ausgelasteten Saisonbetrieben sollte dieser Punkt frühzeitig mit dem Steuerberater geprüft werden.

Solange Sie Kleinunternehmer sind, gilt: Der auf der Rechnung genannte Endbetrag ist der vollständige Rechnungsbetrag. Sie weisen weder 7 Prozent noch 19 Prozent Umsatzsteuer aus. Im Gegenzug können Sie keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen geltend machen, etwa aus der Anschaffung neuer Möbel, einer Renovierung oder laufenden Betriebskosten.

Die Kleinunternehmerregelung ist deshalb nicht in jeder Situation automatisch die günstigste Wahl. Wer hohe Investitionen plant oder überwiegend Geschäftskunden beherbergt, kann von der Regelbesteuerung profitieren oder dazu verpflichtet sein. Wer dagegen privat vermietet, überschaubare Umsätze erzielt und Rechnungen einfach halten möchte, nutzt § 19 UStG häufig bewusst.

Beispiel Steuerbefreiung bei Unterkunftsrechnung: korrekt nach § 19 UStG

Statt einer ungenauen Steuerbefreiung sollte eine Rechnung eines Kleinunternehmers klar erkennen lassen, weshalb keine Umsatzsteuer berechnet wird. Ein praxistaugliches Muster kann so aussehen:

Die Formulierung ist eindeutig und verständlich. Entscheidend ist, dass der Hinweis tatsächlich zu Ihrem Status passt. Verwenden Sie ihn nicht, wenn Sie zur Regelbesteuerung optiert haben oder aufgrund Ihrer Umsätze Umsatzsteuer abführen müssen.

Eine Formulierung wie „umsatzsteuerfrei“ oder „steuerbefreit“ sollte nur stehen, wenn die Leistung tatsächlich unter eine Steuerbefreiung fällt und die passende Rechtsgrundlage genannt werden kann. Bei einer klassischen Kurzzeitunterkunft ist das regelmäßig nicht der Fall.

Diese Angaben braucht die Rechnung zusätzlich

Der Hinweis auf § 19 UStG ersetzt keine Rechnungspflichten. Auch Kleinunternehmer müssen eine Rechnung nachvollziehbar und vollständig erstellen. Dazu gehören der vollständige Name und die Anschrift des Vermieters, der Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers, Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer sowie Art und Umfang der Leistung.

Bei Unterkünften sollte die Leistung konkret beschrieben sein. „Übernachtung“ ist besser als eine allgemeine Bezeichnung wie „Vermietung“. Der Leistungszeitraum gehört ebenfalls auf die Rechnung. Bei mehreren Positionen - etwa Übernachtung, Endreinigung und Kurtaxe - sollten diese getrennt aufgeführt werden. So kann der Gast die Rechnung prüfen, und die Buchung bleibt für die eigene Ablage nachvollziehbar.

Auch der Rechnungsbetrag muss klar sein. Da Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen, sollte kein Netto-, Steuer- und Bruttobetragsschema verwendet werden, das einen Steuerbetrag von 0,00 Euro suggeriert. Ein deutlich bezeichneter Gesamt- oder Endbetrag ist meist die klarere Lösung.

Für Rechnungen bis 250 Euro gelten zwar vereinfachte Anforderungen. Wer regelmäßig an Firmen, Behörden oder anspruchsvolle Geschäftsgäste vermietet, fährt dennoch besser mit einer vollständigen Rechnung. Sie reduziert Rückfragen und passt sauber in die Buchhaltung des Kunden.

Kurtaxe, Tourismusabgabe und Reinigung richtig behandeln

Kommunale Abgaben machen Unterkunftsrechnungen schnell unübersichtlich. Kurtaxe, Gästebeitrag oder Tourismusabgabe sind keine beliebigen Zuschläge. Ob und wie sie auf der Rechnung erscheinen, richtet sich nach der Satzung der jeweiligen Gemeinde und danach, ob Sie die Abgabe im eigenen Namen vereinnahmen oder für die Kommune einziehen.

Für den Gast ist eine eigene Position sinnvoll, etwa „Gästebeitrag gemäß kommunaler Satzung“. Für Ihre Abrechnung ist vor allem eine saubere Trennung entscheidend. Die Abgabe sollte nicht unbemerkt im Übernachtungspreis verschwinden, wenn sie später an die Gemeinde abgeführt werden muss.

Die Endreinigung ist ebenfalls separat auszuweisen, wenn sie berechnet wird. Als Kleinunternehmer bleibt sie Teil Ihrer Rechnung ohne Umsatzsteuer. Bei Regelbesteuerung kann ihre umsatzsteuerliche Behandlung von der Gestaltung des Angebots abhängen. Pauschale Aussagen sind hier riskant, besonders wenn neben der Unterkunft weitere Leistungen angeboten werden.

Typische Fehler, die sich leicht vermeiden lassen

Der häufigste Fehler lautet: Auf der Rechnung steht „steuerbefreit“, obwohl die Kleinunternehmerregelung gemeint ist. Korrekt ist der Hinweis auf § 19 UStG. Ebenfalls problematisch ist ein ausgewiesener Umsatzsteuerbetrag, obwohl Sie Kleinunternehmer sind. Wer Umsatzsteuer gesondert in Rechnung stellt, kann sie unter Umständen auch schulden - selbst wenn sie irrtümlich ausgewiesen wurde.

Ein zweiter Fehler ist ein fehlender Leistungszeitraum. Gerade bei einer Unterkunft reicht das Rechnungsdatum nicht aus, denn es zeigt nicht, wann der Gast tatsächlich übernachtet hat. Drittens entstehen Probleme durch doppelte oder nicht nachvollziehbare Rechnungsnummern. Eine fortlaufende Nummerierung muss nicht kompliziert sein, aber sie sollte verlässlich funktionieren.

Bei Stornierungen empfiehlt sich keine nachträglich veränderte Originalrechnung. Besser ist eine nachvollziehbare Korrektur oder Stornorechnung mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnungsnummer. So bleiben Belege, Zahlungen und Buchhaltung miteinander verbunden.

Rechnungen so erstellen, dass die Ablage mitarbeitet

Eine korrekte Rechnung entsteht nicht erst beim PDF-Export. Sie beginnt mit sauber hinterlegten Stammdaten, eindeutigen Buchungsdaten und einer konsistenten Nummerierung. Wer jede Rechnung in einer Textvorlage neu baut, übersieht leichter einen Leistungszeitraum, eine Abgabe oder den Hinweis auf § 19 UStG.

Prüfen Sie Ihren Rechnungstext einmal grundlegend, bevor die nächste Saison startet. Wenn Ihre Rechnung klar sagt, was berechnet wurde, für welchen Zeitraum und warum keine Umsatzsteuer erscheint, bleibt sie für Gast, Steuerberater und Sie selbst verständlich. Genau diese Klarheit spart im Vermietungsalltag mehr Zeit als jede nachträgliche Korrektur.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Bitte wenden Sie sich bei konkreten Fragen an Ihren Steuerberater.